(通用)物業檔案管理制度15篇

　　在現在的社會生活中，制度的使用頻率逐漸增多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家整理的物業檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。

物業檔案管理制度1

　　1)管理好物業工程設施時關系到物業是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業管理人員必須發掘設備潛能,做到物盡其用,充分發揮設備的使用價值。

　　2)物業工程設施須實行檔案管理制度,對設備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業工程管理部建檔管理:

　　a)設備系統的資料,如竣工圖、構造圖等。

　　b)設備系統原始發票、收據、用戶手冊以及售后服務卡等。

　　c)設備系統中重點部位的拍照資料及相關注釋。

　　3)建立設備管理考核制度,獎賞分明,調動員工工作積極性。

　　a)建立設備管理考核、督察制度。

　　b)對設備管理定期、不定期抽查、考核。

　　4)建立iso9001質量管理體系:

　　a)建立機房管理制度。

　　b)建立供、配電管理制度。

　　c)建立設備維修制度。

　　d)嚴格各項管理制度,做到責任到崗、任務到人、用科學化的管理提高設備管理水平。

　　5)對于住宅小區物業工程設施管理在做到“三好、四會、五定”。

　　a)三好:即是設施要用好、修好、管理好。

　　b)四會:即是對設施使用、會保養、會檢查、會排除故障。

　　c)五定:即對設施進行潤滑、通風、清潔、檢修時,做到定點、定人、定崗、定時和定責。

　　6)住宅小區工程設施在設備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。

　　a)遵循“安全、經濟、;合理、實用”的.原則。

　　b)盡可能采用節能、經濟適用且品質優良的材料,修舊利新。

　　c)培養管理隊伍的創新精神,維護業主的權益。

　　d)設施操作人員應嚴格按照操作規程和制度開展工作,做好必要的防護工作。住宅小區配套設施管理最基本和最重要的要求是保證配套設施體系的安全運行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。

　　e)加強安全意識,防止意外發生,做好宣傳工作。

　　7)提高物業管理服務質量。

　　a)堅持“物業管理服務第一”的意思,培養職業道德和責任心。

　　b)保證配套設施崗位上有專業操作人員,做到崗前培訓、持證上崗、在崗輪訓。

　　c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設備進行現場操作,知道相關人員,使員工能夠適應崗位要求。

物業檔案管理制度2

　　一、物業管理公司檔案管理規定:

　　1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。

　　3.物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

　　6.物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。

　　9.物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的,公司將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。

　　二、物業管理公司保密規定:

　　1.在工作范圍獲有關的公司、物業管理公司內部資料,業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業管理公司及公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜中,由專人負責注記及存檔等工作,由物業管理公司主管每周審核,其他工作人員未經許可禁止查閱。

　　3.物業管理公司物業管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經指定的授權人士,方可代為執行以上事務4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

　　5.公司制定的各類物業管理公司規章制度及工作指引,由物業管理處統一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續),每次限時一周。

　　實行借閱目的為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。

　　6.發布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。

　　7.員工應具有維護他人陰私權利的`法律意識,主動為公司及業主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。

　　8.員工因執行保密規定不當,致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關規定從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

　　三、物業管理公司檔案資料:

　　1、物業管理公司驗收檔案:

　　1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;3.)機電設備保養合約;

　　4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);

　　5)公共區域設施設備移交記錄(發展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗收及移交記錄(承包商、業主與管理公司);2、物業管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續;2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;3、業戶資料:

　　1)入伙情況記錄;2)業主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);

　　4、物業管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊;

　　2)物業管理公司各類管理規章制度及裝修規定等;

　　3.)物業管理公司各項管理分包合約;

　　5、物業管理公司設備維修保養類:

　　1)各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施;2)各類設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;3.)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;

　　4)物業管理處有用戶維修保修單,維修后應有回訪記錄;

　　6、物業管理公司設施設備檢測類:

　　1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;3.)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛生部門水質檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;

　　4)避雷系統要有定期檢測報告;

　　5)應有定期沉降檢測報告;

　　6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;

　　7)其它設施設備檢測記錄資料;

　　7、物業管理公司物業管理處運作類:

　　1)正式文件應用電腦打印操作,并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;2)物業管理公司管理費收繳情況3.)物業管理公司管理費財務報告

　　4)物業管理公司物業管理處運作報告;

　　物業管理公司物業管理處會議記錄(包括內部會議及與發展商或業主委員會的會議)

　　(八)依據《中華人民共和國國檔案法》,結合企業實際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。

　　一、檔案工作的基本原則檔案實行集中管理與分散管理相結合,即分別為公司、部門管理,專人負責檔案管理工作。

　　公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料,由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。

　　二、文件資料點收、整理和歸檔

　　1、文件結案移送歸檔時,檢查文件的文本及是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。

　　2、文件如經過抽查,應有部門主管領導的簽認。

　　3、文件的處理手續必須完善,如有遺漏,應立即退回承辦人。

　　4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作,按規定程序符合立卷標準要求,及時分類、立卷、歸檔。

　　三、檔卷管理

　　1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查,發現問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。

　　2、做好相關的防范措施,注意保密工作。

　　3、保持檔案室清潔,隨時擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲蛀腐朽工作。

　　4、每年按規定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經領導審批后作銷毀處理。

　　四、檔案調、借閱

　　1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續,一般僅限在檔案室查閱。

　　確因工作需要帶出復印或摘抄文件,須經領導批準。

　　2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。

　　3、檔案歸還,經檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。

物業檔案管理制度3

　　物業檔案是隨著物業管理行為的出現而產生的,盡管檔案管理不是物業管理工作的主要環節,然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展后,幾乎每一個環節都離不開檔案,無論是維修、養護物業設施,還是了解業主及物業使用人情況,或是收取管理費用、開發經營活動等,都要用到物業檔案。隨著現代科學技術的發展,無論是物業管理還是檔案管理,都在向著現代化的管理目標邁進,物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。

　　物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業管理的不斷發展和完善,物業檔案的種類也在不斷增加。

　　一、檔案管理運作環節

　　1、設立檔案室,采取系統化、科學化、現代化的先進手段,建立相應的規章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。

　　2、資料的收集堅持內容真實的原則,根據實際資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要出發,擴大資料的來源渠道。

　　二、資料分類整理

　　收集后的.所有信息資料,統一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。

　　三、檔案內容

　　范圍分類資料內容

　　房產公司提供資料產權資料立項文件、工期批復文件、規劃會審文件、規劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設規劃許可證

　　技術資料規劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料

　　管理處建立的資料物業資料小區基本資料、商業網點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖

　　業主資料入住通知書、業主公約、業主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單

　　日常管理資料日常工作記錄、各類協議、各種設施設備檔案

　　四、資料歸檔整理

　　1、按照資料本身的內在規律、聯系進行科學地分類與保存。

　　2、檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯,分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。

　　3、檔案的出室、入室都有嚴格的規定:出室必須由管理處主任同意,經登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。

　　4、檔案的管理環境做到'三防',即防火、防潮、防變質。

物業檔案管理制度4

　　第一章總則

　　第一條為加強公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護和利用，根據《中華人民共和國國檔案法》、《浙江xx物業管理有限公司人事管理制度》等有關規定，特制定《浙江xx物業管理有限公司人事檔案管理制度》。

　　第二條員工人事檔案是記載員工個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據，是本公司檔案的重要組成部分。

　　第三條本公司的人事檔案工作任務:

　　1、保管員工人事檔案;

　　2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

　　3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉遞;

　　4、通過人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;

　　5、逐步實現員工人事檔案管理手段的科學化和現代化。

　　第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務部負責。

　　第二章人事檔案的收集和歸檔

　　第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務部與其他各部門的共同任務，必須按照有關規定，互相配合，認真做好。

　　第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴格按照公司的人事檔案管理要求執行。員工人事檔案材料內容:

　　1、員工登記表(含照片)。

　　2、個人簡歷。

　　3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質測試記錄等)。

　　4、各類證書復印件、原件:(包括:①學歷證書復印件;②各類資格證書復印件;③身份證復印件;④職務聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

　　5、獎懲材料。

　　6、兼職情況(包括出任董監事情況<原件或復印件>、擔任社會職務情況<原件或復印件>等)。

　　7、承諾書、勞動合同(應做到文本齊全完整，時間連續及時)、各類因公出國協議或培訓協議、擔保書等。

　　8、各類審批材料(復印件，包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務聘免審批材料;⑸調整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質晉升審批表;⑻離職審批表<原件>，辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調令單、分配單;⑾其它)。

　　9、其它可供參考材料(如近三年內的員工個人年度工作總結或述職報告、各類培訓總結、培訓成績、出國培訓總結等)。

　　第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內容清楚完整，印章手續完備，且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

　　第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫紙書寫。

　　第九條形成員工人事檔案材料的部門，在形成正式材料后的一個月內，負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務部歸檔。

　　第十條公司綜合服務部發現送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成檔案材料的部門，補送材料或補辦手續。形成材料的部門要按規定認真辦理。

　　第十一條員工人事檔案管理人員要經常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應歸檔的材料。同時，要熟悉收集歸檔工作的各項規定，對收集到的.材料，認真鑒別，嚴格把關，及時入卷歸檔。

　　第十二條形成員工人事檔案材料的部門，向公司綜合服務部送遞材料時，如其他檔案管理部門也需要收集歸檔，則材料形成部門要事先考慮制作材料的數量，必要時協商聯系，以防造成員工人事檔案材料的短缺。

　　第三章人事檔案的保管

　　第十二條員工人事檔案由公司綜合服務部設專人妥善保管，不得泄密。

　　第十三條員工人事檔案應存入保險柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。

　　第十四條檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號，并每年進行一次檢查、核對，防止錯放或丟失。發現丟失或問題，應及時查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩

　　第十五條檔案移交要填寫清單，交接雙方應共同清點并簽字留據。

　　第十六條嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對造成泄密或其它后果的，視情節輕重，給予嚴肅處理。

　　第十七條檔案管理人員調動時，必須嚴格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。

　　第十八條建立堅固、安全的庫房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。

　　第十九條檔案庫房是機要重地，無關人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進入。

　　第二十條逐步實現員工檔案管理工作的科學化、現代化。

　　第四章人事檔案的查閱和借用

　　第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經公司綜合服務部總經理同意，辦理登記手續后方可查閱或借閱本人人事檔案。

　　第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經公司綜合服務部總經理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時，應寫明原因并經執行總裁批準同意方可。

　　第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無誤后，寫明材料出處和時間，并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無關人員談論或泄露員工檔案內容，違犯者將視情節輕重，給予批評教育甚至紀律處分。

　　第五章人事檔案的轉遞

　　第二十四條員工人事檔案的轉遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉遞過程上，要認真細致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現絲毫的差錯。

　　第二十五條人員內部調動，檔案轉遞要做到'檔隨人走'，公司綜合服務部應將其檔案密封轉到新的歸口單位。

　　第二十六條檔案轉遞必須填寫《員工人事檔案轉遞通知單》，并通過機要轉遞或由檔案管理員專程送取，嚴禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的，公司綜合服務部應拒絕接收。

　　第二十七條轉遞的檔案必須是經過鑒別、清理、整理的檔案。轉遞檔案必須一次轉出，不能分批轉出。

　　第二十八條對轉進的檔案在核對無誤后，及時將《員工人事檔案轉遞通知單》回執退回。

　　第二十九條對違反轉遞規定，造成檔案丟失或發生抽取，更換材料等問題的要追究、當事人和有關管理人員的責任。

　　第六章

　　附則

　　第三十條本制度由綜合服務部負責解釋。

物業檔案管理制度5

　　1、保衛部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書管理);

　　2、消防檔案包括：上級文件、公函;工程消防驗收報告;防火檢查記錄單;火險隱患通知單，向上級呈送的各類消防請示和報告，各級消防組織、滅火力量，消防設施、設備的.分布;

　　3、內保檔案包括：上級文件、公函，重點要害部位及人員政審，公安機關對案情案卷，保衛部對案情的調查案卷，公安機關出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動教養通知書，司法機關送達的判決通知書，公安機關的外調介紹信，案情通報;

　　4、其它檔案包括：上級文件、通知、會議紀要，向上級請示的各類行文、飯店各項安全管理制度，對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項安全培訓與考核記錄，有關安全會議紀要，交通事故、違紀開除、非正常死亡，工作計劃和總結;

　　5、檔案分類裝存，編排序號，建立目錄，嚴格履行借還登記手續。

　　6、建立新類別檔案需經部門經理，撤消舊檔案須經部門經理辦公會確定，報上級批準。

物業檔案管理制度6

　　一、總則

　　（一）為全面增強本企業檔案管理工作，保證企業各種檔案資料充足、有效利用，實現檔案資料管理的規范化和標準化，特擬訂本制度。

　　（二）本制度所指的檔案資料是指企業及部下客戶服務部門建立以來，在經營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業戶資料以及音像、圖表等檔案資料。

　　（三）檔案資料工作的基來源則：集中一致管理企業及各部下客戶服務中心有關資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　　（四）企業檔案采納分級管理模式，即分為物業企業檔案資料管理員和部下各客戶服務中心檔案資料管理員。物業企業主要采集和保留企業級別物業檔案和物業資料，部下各客戶服務中心詳細負責管理各自的物業檔案和資料。物業企業及部下各客戶服務中心均需建立獨立的檔案室。

　　（五）物業企業須裝備檔案管理的專責人員，部下的各客戶服務中心依據自己實質狀況，可指定專人負責也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　　（六）物業企業主要一致采集和管理企業級別物業檔案和物業資料，主要包含以下內容。

　　1.物業企業公章和有關證照。

　　2.文件、公文、工作計劃、上司來文以及國家與當地有關的法律法例等檔案資料，主要指房地產企業、物業企業領導署名的各種批改，以企業及職能部門等名義發出或擬訂的文件以及與企業職能有親密

　　關系或由企業肩負有關責任并需要執行的重要文件。

　　3.重要、突發事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設備設備等方面及自然災禍等突發重要事件的經過和辦理過程記錄及有關資料。

　　4.企業所簽署的合同資料，督查職能部門對企業進行檢查的書

　　面及取證資料以及企業固定財產有關資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實質工作中，實物、聲像檔案資料比較少，依據使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交

　　企業檔案管理部門，自行保留時要注意保護完好性。

　　7.榮譽類檔案等其余各樣檔案資料。

　　（七）各客戶服務中心管理自己樓盤、業主和經營有關的檔案和

　　資料，主要包含以下內容。

　　1.客戶服務中心業務章及有關證照。

　　2.小區基本狀況資料。

　　（1）房產資料包含房子、設備及其附著物清單及表格等。

　　（2）接收資料包含查收合格憑據、物業完滿狀況、接收文件。

　　（3）技術資料包含工程預決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設備使用技術資料。

　　3.業主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業戶資料一定妥當保留并實時更新。

　　4.平時管理服務資料，主要包含以下內容。

　　（1）人事管理有關資料。客戶服務中心人員的招聘、培訓、定崗定編、分配、變遷文件、技術職稱等文件。

　　（2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內部通啟等文書資料。

　　（3）設備檔案管理，包含設備的標記、設備臺賬和設備資料等。

　　（4）物業經營管理資料。各客戶服務中心經營發展文件、小區管理文件、小區建設文件、委外、合作文件等。

　　（5）物業租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業權屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。

　　（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調系統圖。

　　（7）各客戶服務中心或個人參加各樣活動的資料。

　　5.小區創優檔案資料及社區文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　　（八）資料移交前管理。

　　1.各客戶服務中心的檔案資料在移交前由各客戶服務中心檔案資料管理員負責存檔管理。

　　2.各客戶服務中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內，保證檔案資料的完滿。

　　3.各客戶服務中心寄存的檔案資料要依據自己的使用頻次和保密程度進行分類寄存。

　　（九）檔案資料的移交，每半年向物業企業檔案室進行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶服務中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執行移交鋒續。

　　2.進行移交時，物業企業須認真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。

　　3.移交清單調式兩份，物業企業和各客戶服務中心交接人各保存一份。

　　4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調離手續前，一定清還檔案資料，經檔案室署名確認，方可辦理調離手續。

　　（十）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業企業及部下各客戶服務中心需依據本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實時、正確、規范地進行歸檔。

　　2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統地進行采集，歸檔模卷要進行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數、份數及每份文件的頁數均應齊備完好。

　　5.實物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質文件資料，并保留。

　　（十一）歸檔檔案資料檢查。物業企業負責檢查、督查、指導并查核各客戶服務中心檔案資料的管理工作。統計匯總各客戶服務中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務中心檔案的歸檔工作進行實地檢查。

　　五、檔案資料的'借閱和使用

　　在進行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續即可；假如要查閱重要密級資料，須執行檔案借閱審批手續，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復印。

　　（十三）檔案資料借閱的有關規定。

　　1.借閱的檔案資料一定準時送還，并實時辦理清戶手續。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續借手續，未辦理緩期手續且借出檔案超出15天者，對有關責任人進行瀆職問責辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據資料的重要程度進行相應的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標記等。

　　3.未經贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復制檔案資料，凡經贊同摘抄、復制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進行審察和查對。

　　4.實物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復印件供給利用。

　　（十四）要注意保護業主和住戶的個人信息，業主個人信息檔案在有關客戶服務中心的檔案庫中，如需調用含有業主個人隱私信息的資料，須經客戶服務中心負責人贊同，有些需經業主自己贊同，并由有關檔案人員記錄去處，追蹤有關信息資料的使用及其銷毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　　（十五）物業企業及各客戶服務中心依據自己實質狀況設置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內和庫房鄰近嚴禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標示嚴禁煙火標記。

　　2.庫房內全力按分類設置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資

　　料寄存地點索引。

　　（十七）檔案資料統計，詳細要求以下

　　1.物業企業及各客戶服務中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進、整理、判定、保留的數目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進行統計。

　　2.物業企業檔案員將統計結果報物業企業負責人，部下各客戶服務中心檔案員將統計結果報給客戶服務部負責人。

　　3.統計工作一定做到腳踏實地，照實反應狀況，務必保證供給的數據正確，切合客觀實質。

　　（十八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經歸檔，未經領導判定和贊同，任何人不得私自銷毀。

　　2.經判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應持續保留至次年再進行判定。

　　3.技術檔案資料鑒準時，需附帶工程技術部門的專業建議。（十九）檔案資料的銷毀。

　　1.經判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負責人妥當辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。

　　2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監銷人，監銷人應認真復核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人在銷毀清冊上署名。

　　3.檔案資料管理員應實時做好檔案資料整理、檢索工具調整等工作。

　　七、獎罰

　　（二十）企業依據每年查核結果，關于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或許進步特別突出的部門和個人賜予相應表彰或獎賞等。

　　（二十一）關于工作不負責，未認真貫徹執行物業企業檔案工作要求的檔案管理人員，企業將對檔案管理的詳細工作人員和有關領導進行處罰。

　　（二十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經允許，私自將檔案資料抄寫、復制與轉借別人等狀況，將依據情節嚴重程度，賜予相應的處罰。

　　八、附則

　　（二十三）本管理制度由企業客戶服務部訂正，自覺布之日起實行。

物業檔案管理制度7

　　一、背景介紹

　　隨著經濟的不斷發展和城市化的進程，物業管理在城市生活中扮演著重要的角色。為了更好地管理和服務物業客戶，建立一套健全的物業客戶檔案管理制度是必不可少的。

　　二、目的和意義

　　確保物業客戶信息的統一、完整和準確；

　　2 、提高物業服務效率和水平；

　　3 、為物業決策提供可靠的數據參考；

　　4 、加強與物業客戶的溝通和合作。

　　三、檔案建立與管理

　　1 、檔案建立

　　（1）在客戶入住物業前，要求客戶提供個人身份證明、聯系方式、家庭成員及單位情況等基本信息，建立客戶檔案；

　　（2）對于企事業單位客戶，還應建立組織機構代碼、稅務登記號等信息，并提供相關證明文件；

　　（3）對于租賃客戶，要求提供租賃合同、租金繳納證明等相關資料。

　　2 、檔案管理

　　（1）分類管理：根據檔案類型進行分類管理，如個人住戶檔案、企事業單位客戶檔案、租賃客戶檔案等；

　　（2）檔案編號：為每個客戶檔案分配唯一的檔案編號，并進行標識和記錄；

　　（3）檔案整理：定期對客戶檔案進行整理和清理，確保檔案的完整和準確；

　　（4）檔案存儲：建立專門的檔案室進行存儲，對檔案進行保密、防火、防潮等處理；

　　（5）檔案查閱：保障客戶合法權益的前提下，提供方便快捷的檔案查閱服務。

　　四、檔案內容和更新

　　1 、基本信息

　　（1）個人住戶檔案：包括客戶姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯系方式、住址等；

　　（2）企事業單位客戶檔案：包括單位名稱、組織機構代碼、稅務登記號、聯系方式、辦公地址等；

　　（3）租賃客戶檔案：包括租賃合同、租戶姓名、聯系方式、租金繳納證明等。

　　2 、動態信息更新

　　（1）客戶遷入、遷出信息；

　　（2）客戶家庭成員變動信息，如婚姻狀況、子女入學等；

　　（3）客戶單位經營情況、稅務信息等。

　　五、檔案保密與安全

　　1 、保密措施

　　（1）對客戶檔案中的個人隱私信息，如身份證號碼、聯系方式等進行嚴格保密；

　　（2）嚴格限制檔案查閱權限，只允許授權人員進行查閱和使用；

　　（3）加強信息系統的安全保護，防止未經授權的人員獲取檔案信息。

　　2 、檔案安全措施

　　（1）檔案室要求嚴格控制出入口，防止非法人員進入；

　　（2）檔案室配備專門的監控設備，保證檔案安全；

　　（3）定期備份檔案數據，防止檔案丟失或損壞。

　　六、檔案利用與管理

　　1 、信息查詢和報表

　　（1）客戶檔案應提供方便快捷的查詢和統計功能，以滿足物業日常工作的需要；

　　（2）定期生成客戶檔案報表，提供給物業決策相關人員使用。

　　2 、客戶服務與管理

　　（1）根據客戶檔案提供個性化的服務和管理；

　　（2）定期與客戶進行溝通和聯系，了解客戶需求和意見；

　　（3）在重要事項變化時及時更新客戶檔案。

　　七、改進措施與建議

　　1 、不斷優化客戶檔案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技術，實現客戶檔案的電子化管理；

　　3 、定期組織員工培訓，提高檔案管理水平和服務質量。

　　綜上所述，物業客戶檔案管理制度的建立和實施對于提高物業服務質量、加強與客戶的溝通和合作具有重要意義。只有通過完善的檔案管理制度，才能更好地服務客戶，提升物業管理水平。八、檔案管理流程

　　為了確保物業客戶檔案管理的規范和高效，需要建立一套完整的檔案管理流程。

　　1 、檔案建立流程

　　（1）接收客戶信息：物業管理人員應在客戶入住物業前，要求客戶提供個人身份證明、聯系方式、家庭成員及單位情況等基本信息。

　　（2）檔案登記：將客戶提供的信息進行歸檔，并為每個客戶分配唯一的檔案編號。

　　（3）信息核實：核實客戶提供的信息的真實性和準確性，確保檔案信息的可靠性。

　　（4）檔案歸類：根據檔案類型進行分類管理，如個人住戶檔案、企事業單位客戶檔案、租賃客戶檔案等。

　　（5）檔案存儲：將客戶檔案存放在專門的檔案室中，做好防火、防潮、防盜等安全措施。

　　2 、檔案更新流程

　　（1）定期更新：根據客戶提供的個人住戶或單位信息的變更情況，對客戶檔案進行定期更新。

　　（2）動態信息更新：包括客戶遷入、遷出信息、家庭成員變動信息等，及時更新到客戶檔案中。

　　（3）檔案查閱：對于需要查閱和使用客戶檔案的人員，需要經過授權，并按照相關流程進行查閱，避免檔案信息泄露。

　　3 、檔案整理和清理流程

　　（1）定期整理：定期對客戶檔案進行整理和清理，刪除過期和無效的檔案信息，保持檔案的完整和準確性。

　　（2）檔案裝訂：對于松散的檔案文件，進行裝訂和整理，提高檔案的可讀性和保存性。

　　（3）檔案歸檔：將整理好的客戶檔案按照規定的流程和標準進行歸檔，確保每個檔案的存放位置和狀態清晰可見。

　　4 、檔案保密和安全流程

　　（1）保密措施：對客戶檔案中的個人隱私信息進行嚴格保密，不得泄露和濫用。

　　（2）權限控制：對于需要查閱和使用檔案的員工，進行權限控制，確保檔案信息的安全。

　　（3）檔案安全：加強檔案室的安全防護，限制非授權人員的進入，定期檢查檔案室的安全設施和防護措施。

　　九、檔案管理系統引入

　　為了提高檔案管理的.效率和便利性，可以引入信息技術，實現客戶檔案的電子化管理。

　　1 、電子檔案建立：建立客戶檔案的電子數據庫，并將所有客戶檔案中的信息進行電子化處理，提高信息存儲和檢索的效率。 2 、檔案管理軟件：引入專業的檔案管理軟件，實現對客戶檔案的全流程管理，包括檔案建立、檔案更新、檔案整理、檔案查閱等功能。

　　3 、檔案安全措施：對電子檔案進行加密和備份，確保檔案信息的安全性和完整性，防止意外丟失和損毀。

　　4 、電子檔案查詢和報表：通過電子檔案管理系統，可以方便快捷地進行客戶檔案的查詢和生成報表，提供給物業決策相關人員使用。

　　十、員工培訓和質量管理

　　為了提高檔案管理人員的專業水平和服務質量，需要進行定期的員工培訓和質量管理。

　　1 、培訓內容：包括檔案管理制度、檔案管理流程、檔案管理軟件的使用等方面的培訓。

　　2 、質量評估：定期評估檔案管理人員的服務質量和工作效率，及時發現問題并進行改進。

　　3 、績效考核：將檔案管理人員的檔案管理質量和工作效率納入績效考核體系，激勵和獎勵優秀表現的人員。

　　十一、總結和建議

　　物業客戶檔案管理制度的建立和實施對于提高物業服務質量、加強與客戶的溝通和合作具有重要意義。通過健全的檔案管理制度，可以確保物業客戶信息的統一、完整和準確，提高物業服務效率和水平，提供可靠的數據參考，加強與物業客戶的溝通和合作。此外，引入信息技術，實現客戶檔案的電子化管理，可以進一步提高檔案管理的效率和便利性。同時，通過員工培訓和質量管理，可以提高檔案管理人員的專業水平和服務質量。在實施檔案管理制度的過程中，還應不斷優化流程，提高工作效率，同時保障檔案的保密和安全性。

　　綜上所述，只有通過完善的物業客戶檔案管理制度，才能更好地服務客戶，提升物業管理水平。在未來的工作中，我們應不斷總結經驗，改進工作方法，進一步提高物業客戶檔案管理的水平和質量。

物業檔案管理制度8

　　為了系統完整地保存分公司在經營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

　　一、檔案資料的歸檔管理

　　1.歸檔范圍

　　a.分公司在物業管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。

　　b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。

　　c.各部門在專門業務活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。

　　d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。

　　e.財務檔案按《財務管理規定》的范圍歸檔,由行政部負責。

　　2.歸檔要求

　　a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。

　　b.歸檔的文件材料要完整齊全。

　　c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

　　d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。

　　3.歸檔時間

　　a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。

　　b.員工檔案及時歸檔。

　　c.財務檔案按季度歸檔。

　　4.歸檔份數

　　a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

　　b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。

　　5.不歸檔文件材料的范圍

　　a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。

　　b.上級單位發來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

　　c.未經會議討論和領導審閱、簽發的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。

　　d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執行或無查考價值的文件材料。

　　f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

　　g.下級單位送來參閱的'簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。

　　6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查。

　　二、檔案資料的保管

　　1.分公司檔案資料由行政部統一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

　　2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　存放電子文件應有專用硬盤分區或專用文件夾;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。

　　3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。

　　4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取復制、拷貝。

　　5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質的文書檔案,要及時進行修補和復制,文書檔案發霉或蟲害要及時消殺;對于出現損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

　　6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。

　　三、檔案資料借閱管理

　　1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

　　2.員工查閱檔案,須辦理登記手續,并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。

　　3.在借閱檔案時應做到以下幾點:

　　a.辦理登記手續,定期歸還。

　　b.要愛護檔案,不得丟失。

　　c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

　　4.借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

　　6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

　　7.調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

　　四、檔案鑒定和銷毀

　　1.檔案鑒定工作由各部門領導自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。

　　2.鑒定的主要項目有:

　　a.檔案保管期限表。

　　b.對到期檔案提出存、毀意見。

　　3.確定保管期限原則:

　　a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.鑒定工作應該定期進行。

　　5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質量達到標準規定。鑒定中發現檔案不準確、不完整,部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。

　　6.銷毀檔案的程序:

　　a.經鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經部門領導審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷毀必須經分公司經理批準。

　　b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監銷并在銷毀清單上簽名。

　　c.銷毀檔案時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對部門造成損失的,將根據國家有關規定進行處理。

物業檔案管理制度9

　　1、目的

　　為了規范人事檔案管理過程，實現人事檔案管理統一標準、統一模式，從而提高檔案管理質量，為人事運用提供有效參考，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　佳兆業物業管理公司本部及各下屬分公司。

　　3、原則

　　統一領導、分級保管、分級查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；

　　4、職責

　　4.1本部人力資源職能部門

　　4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經理助理級（含）以上員工、人力資源管理人員、財務人員、（助理）秩序維護主任的人事檔案復印件。

　　4.1.2負責所保管的員工檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　4.1.3監督各下屬分公司的人事檔案管理工作。

　　4.2各下屬分公司人力資源職能部門

　　4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務中心A系列員工的人事檔案。

　　4.2.2負責人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　4.2.3監督各物業服務中心的`人事檔案管理工作。

　　4.3各物業服務中心

　　4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務中心B系列員工的人事檔案。

　　4.3.2負責B系列員工人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　5、內容

　　5.1人事檔案管理流程

　　5.2職位申請表、個人簡歷、員工勞動合同、勞動合同簽署聲明、體檢表、身份證、學歷和專業資質證書、驗證證明、離職證明、規章制度培訓確認、發放工資的銀行卡、獎懲記錄及各種簽批的人事異動、薪資、培訓等文件。

　　5.3檔案編碼

　　5.3.1檔案編碼按服務中心、部門、員工工號進行編碼。

　　5.3.2 E—HR系統中的員工工號為檔案編碼號，假如水岸新都一秩序維護員員工工號為A。00012，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序A00012”。

　　5.4檔案查閱權限

　　5.4.1物業公司總經理、本部人力資源職能部門負責人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。

　　5.4.2各分公司總經理、人力資源部門負責人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。

　　5.4.3各服務中心負責人可查閱其下屬B系列員工的檔案。

　　5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。

　　5.5人事檔案借閱手續

　　由借閱人填寫《檔案借閱申請單》，報人力資源職能部門/分公司（服務中心）負責人核準并備案。

　　5.6檔案調動

　　跨公司調動，在接到有關通知文件后5個工作日內，由該員工原所在公司人力資源職能部門將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調住公司人力資源職能部門簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門備存。

　　5.7離職員工檔案

　　5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開管理，按月整理統一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無缺，離職人員檔案不得取回。

　　5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報《檔案銷毀審批表》，報人力資源職能部門負責人——人力資源職能部門分管高管——總經理審批后，進行粉碎處理。

　　5.8嚴格人事檔案的收集、管理及保存，保持機密，檔案應由人事管理員/主管保管。如出現檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負責人、分管高管的責任。

　　5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進行清點再存檔。

　　5.10人事檔案的保管應嚴格按照統一的歸檔標準分類，按服務中心、部門、工號分類存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規范。

　　6、附則

　　6.1本制度由物業公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執行。

　　6.2附件

　　人事檔案資料封面

　　人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表

　　人事檔案移交清單人事檔案銷毀審批表（B系列員工）

　　佳兆業物業管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日

物業檔案管理制度10

　　一、根據人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。

　　二、各類檔案資料設專柜存放保管，分類編號、編注目錄，以便查閱。

　　三、經領導批示傳閱的'文件，須隨文將領導批示和傳閱人簽字一并歸檔。

　　四、注意做好保密工作。借閱文件，須經領導批準。若需抄摘或復印，應事先請示，未經批準不提抄摘或復印。

　　五、業主檔案資料設專柜存放、保管，未經業主許可或公司領導批準（除本公司有關工作人員外）不得查閱或泄露業主檔案資料。

　　六、定時檢查、核對檔案件數，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發現異常或丟失，及時向領導匯報，查明原因。妥善處理。

　　七、對已失去作用的檔案資料要進行銷毀或用碎紙機處理，銷毀檔案資料要經過認真鑒定，列出清單，送領導審批后指派專人監銷，防止泄密。

物業檔案管理制度11

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

　　1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;

　　1.2.3業主檔案：包括業主入住時所填寫的"業主概況表"、"業主公約"、"入住契約"、"前期服務協議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的'文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

　　1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批準使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進行標準化的檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。

　　2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。

　　2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

　　2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

物業檔案管理制度12

　　1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、專管人員須將業主的`檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱;

　　3、客戶信息檔案的內容包括：業主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

　　4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的變更，保證信息的準確性;

　　5、業主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業主的隱私，維護公司良好形象;

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

　　7、業主檔案永久保存，及時與業主溝通，及時變更業主信息，保證其準確性。

物業檔案管理制度13

　　(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統一管理。

　　(2)設備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、用戶單元內設施分類。

　　(3)用戶單元維修檔案用標簽按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應的'檔案盒上貼上標簽。

　　(4)文員根據返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

　　(5)文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

　　(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，并分類歸檔。

　　(7)維修檔案為評估大廈設備運行情況和用戶室內設備狀況的根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經理、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。

物業檔案管理制度14

　　一、物業管理公司檔案管理規定:

　　1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

　　3.物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

　　6.物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

　　9.物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的'，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

　　二、物業管理公司保密規定:

　　1.在工作范圍獲有關的公司、物業管理公司內部資料，業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業管理公司及公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業管理公司主管每周審核，其他工作人員未經許可禁止查閱。

　　3.物業管理公司物業管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執行以上事務

　　4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5.公司制定的各類物業管理公司規章制度及工作指引，由物業管理處統一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續)，每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。

　　6.發布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。

　　7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。

　　8.員工因執行保密規定不當，致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

　　三、物業管理公司檔案資料:

　　1、物業管理公司驗收檔案:

　　1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);

　　2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;

　　3)機電設備保養合約;

　　4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);

　　5)公共區域設施設備移交記錄(發展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗收及移交記錄(承包商、業主與管理公司);

　　2、物業管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續;

　　2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;

　　3、業戶資料:

　　1)入伙情況記錄;

　　2)業主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);

　　4、物業管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊;

　　2)物業管理公司各類管理規章制度及裝修規定等;

　　3)物業管理公司各項管理分包合約;

　　5、物業管理公司設備維修保養類:

　　1)各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施;

　　2)各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;

　　3)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;

　　4)物業管理處有用戶維修保修單，維修后應有回訪記錄;

　　6、物業管理公司設施設備檢測類:

　　1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;

　　2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;

　　3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明;

　　4)避雷系統要有定期檢測報告;

　　5)應有定期沉降檢測報告;

　　6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;

　　7)其它設施設備檢測記錄資料;

　　7、物業管理公司物業管理處運作類:

　　1)正式文件應用電腦打印操作，并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;

　　2)物業管理公司管理費收繳情況

　　3)物業管理公司管理費財務報告

　　4)物業管理公司物業管理處運作報告;

　　物業管理公司物業管理處會議記錄(包括內部會議及與發展商或業主委員會的會議)

　　x物業管理公司物業管理處值班記錄

　　x保安值班記錄

　　x設備值班與巡檢記錄

　　x管理工作計劃與報告

　　x工程設備管理計劃與報告

　　x物業管理公司物業管理處往來信函

　　x用戶報修與投訴處理記錄

　　x承包商維修或保養工作情況記錄

物業檔案管理制度15

　　1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。

　　2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個人人事檔案。

　　3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內部資料要有資料登記目錄。檔案內容必須齊全、完善。

　　4.借閱人事檔案,必須經過綜合部經理批準,要嚴格履行借閱手續,限期交回。

　　5.人事檔案內裝材料禁止單頁借出。

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