檔案管理制度

時間：2025-12-09 14:31:14 秦彰制度我要投稿

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關于檔案管理制度范本（通用29篇）

　　在現實社會中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編幫大家整理的關于檔案管理制度范本通用，僅供參考，大家一起來看看吧。

關于檔案管理制度范本（通用29篇）

　　檔案管理制度 1

　　一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經許可不得外借、外傳。

　　二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》

　　三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經過相關審批流程后方可借閱。

　　四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經科長簽字批準，方可查閱。

　　五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批準。

　　六、外借的`檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

　　七、外借檔案一旦發生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦公室進行處置。

　　八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。

　　九、借出和歸還檔案時，應做好清點手續，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。

　　檔案管理制度 2

　　1、設備管理員應根據設備維護要求以及設備技術狀況制定本廠設備的保養細則、保養周期和檢定周期，并做好設備維修記錄臺帳。

　　2、設備操作工在獨立使用設備前，須掌握該設備的操作技能。

　　3、設備使用應定人定機，對公用設備由專人負責保養。

　　4、操作工要養成自覺愛護設備的習慣。班前班后認真擦試設備及注油潤滑工作，使設備經常保持良好的潤滑與清潔。

　　5、操作工要遵守設備操作規程，合理使用設備，管好設備附件。

　　6、對私自操作設備人員，要進行嚴肅的'批評教育，由此發生的一切后果由私自操作者負責。

　　7、設備發生故障應及時停機，使用部門應立即通知設備管理員或單位領導，請修理人員檢查排除故障。當修理人員在排除故障時，操作人員應積極協助修理人員排除故障。

　　8、對設備使用年久，部件嚴重損壞，又無法修復和沒有改造價值的，可辦理報廢手續報請單位領導批準。

　　9、對設備的檢查、保養、修理應做好所有記錄，由設備管理員歸檔，以便檢查。

　　檔案管理制度 3

　　第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。

　　第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的`檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

　　第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

　　第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續托管業務能順利開展。

　　第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。

　　第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

　　第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。

　　檔案管理制度 4

　　1、外購配件入庫前，應由配件檢驗人員進行質量檢驗，并填寫配件入庫檢驗單，并經檢驗人員簽名。

　　2、入庫配件主要檢驗出廠合格證、質量保證書、外觀包裝和數量，禁止“三無”配件入庫。

　　3、不符合質量要求的配件，應由原采購人員負責退貨。

　　4、配件檢驗人員應及時向廠（公司）領導匯報供貨質量，以便調整供貨渠道。

　　5、外協加工件裝車前，必須由專職人員進行檢驗，對不符合技術標準的不得裝車，并由相關人員責成加工單位返工。

　　6、外購基礎件、外協加工件的'檢驗資料應歸入車輛維修檔案。

　　檔案管理制度 5

　　一、必須設有專門庫房或專柜對各類檔案進行保管。

　　二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。

　　三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

　　四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的.物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。

　　五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，并定期保養，使庫房環境處于良好狀態。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規定要求。

　　六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的場所。

　　七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。

　　八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。

　　檔案管理制度 6

　　第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

　　第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時交專職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第三條凡本公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集管理。

　　第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　第五條歸檔范圍：

　　1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

　　2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的.文書。

　　3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第六條檔案的借閱與索取：

　　1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

　　3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

　　第七條檔案的銷毀：

　　1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

　　2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

　　3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。

　　檔案管理制度 7

　　一、檔案管理人員要認真學習《保密法》，遵循保密工作制度，不準以任何借口和形式向無關人員泄露和談論涉及國家和單位秘密事項的檔案文件內容。

　　二、劃分密級的檔案資料單獨組建保管單位，嚴格管理，控制使用，未經單位領導批準，不得提供利用。

　　三、按照國家有關規定及時處理檔案降密、解密工作。

　　四、銷毀保密檔案材料，必須嚴格履行批準手續，防止銷毀過程中出現失泄密現象。

　　五、檔案庫房為單位機要重地，非檔案管理人員未經檔案主管領導批準不得進入。確需進入，需經批準和嚴格登記，并由檔案管理人員陪同。

　　檔案管理制度 8

　　第一條歸檔的`文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備。

　　第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規范要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。

　　第三條歸檔文件應為原件。

　　第四條科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統的不能通過鑒定、驗收。

　　第五條移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續

　　檔案管理制度 9

　　為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

　　1.檔案管理的范圍

　　本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

　　2.檔案的管理部門

　　公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

　　3.檔案的分類

　　在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：

　　（A）行政管理、

　　（B）人事管理、

　　（C）財會檔案、

　　（D）生產經營管理、

　　（E）技術質量安全管理、

　　（F）基建檔案、

　　（G）外來文件、

　　（H）聲像檔案、

　　（I）實物檔案、

　　（J）其他檔案。

　　財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。

　　實物檔案是公司各類活動中形成的.如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。

　　以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

　　4.歸檔要求

　　4.1歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

　　4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

　　4.3存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

　　4.4檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

　　4.5檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　4.6文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。

　　4.7歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

　　5.檔案的查閱和借閱

　　5.1查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。

　　5.2查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。

　　5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

　　5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找；

　　5.3.2按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱；5.3.3要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人；

　　5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫；

　　5.3.5借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚；

　　5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任；

　　5.3.7調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

　　6.檔案的移交

　　檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。

　　7.檔案的保管

　　要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。對于不易繼續保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。

　　檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

　　8.檔案的銷毀

　　公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀

　　檔案管理制度 10

　　1、收集：負責收集、接受本機關文書、專業、科技、會計檔案及文件資料，要求門類齊全，對本機關的全部檔案實行集中統一管理。

　　2、整理：分類、卷內排列準確，編號無誤，裝訂整齊美觀。

　　3、保管：維護檔案安全，做到不失密、不泄密，切實做好防火、防水、防盜、防蟲、防塵、防潮、防曬、防高溫、防鼠、防破壞“十防“工作，采用先進的保護設備和保護技術，延長檔案壽命，對破損和變質檔案要及時修復和復制。定期對庫房保存檔案的狀況進行全面檢查。

　　4、鑒定：判定檔案材料的.存毀與取舍，重點保護有長久保存價值的檔案，對無保存價值的檔案予以銷毀。

　　5、統計：對庫房檔案的數量進行登記與統計（包括總藏量、收進、移出、整理、鑒定與銷毀的登記與統計）。檔案人員情況統計、檔案設施、經費、信息反饋登記與統計，對登記和統計數字進行綜合分析。

　　6、檢索工具：做好案卷文件目錄、分類目錄、人物卡片的輸入工作。

　　7、編研：匯編檔案文集（全宗說明、大事記、組織沿革、基礎數字匯集），編寫檔案參考資料及編輯公安史志、年鑒。、

　　8、利用：明確服務方向，端正服務態度，掌握檔案資源信息和檔案需求信息，掌握利用工作的規律，不斷改進利用工作，加強檔案利用宣傳，擴大檔案工作影響，為領導決策服務，為維護社會穩定工作服務。

　　檔案管理制度 11

　　一、學校檔案實行統一指導、綜合管理、專人負責的管理方法，任何處室和個人不得將檔案據為已有。

　　二、檔案室做到專室、專柜、專夾，裝備必需的工作設施，任何處室和個人不得挪措檔案室設備。

　　三、按照《檔案法》和檔案工作程序，嚴格做好檔案的鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷毀等工作。

　　四、學校干部職工查閱檔案要認真履行借閱登記手續，不得損壞，散開漏頁，劃圈涂抹，并按期歸還。

　　五、學校檔案不向外人借閱，特殊情況需經學校檔案工作指導小組負責人簽字同意方可辦理，但必須在閱文室內并在專職檔案人員的監視下抄錄有關內容或出具有關證明。

　　六、定期做好檔案的統計、分析和編研工作，要圍繞工作的需要和針對本校各處室工作的'特點，編制出有使用價值的資料聚集及檢索工具，最大限度地發揮其綜合效益。

　　七、經常性地做好庫房管理工作，嚴格做到防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵和防止有害氣體及微生物對檔案的侵蝕，學校檔案工作指導小組要定期進展檢查，發現問題及時補救。

　　八、做好平安保衛、防特、防盜工作。嚴格值班制度。因保管不善造成檔案喪失或毀壞的，要追究有關人員法律責任。

　　檔案管理制度 12

　　1、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。

　　2、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。

　　3、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。

　　4、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。

　　5、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。

　　6、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的'資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。

　　7、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。

　　8、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。

　　檔案管理制度 13

　　一、檔案人員崗位責任制

　　1、認真貫徹執行《檔案法》及黨和國家檔案工作的方針，政策。

　　2、熱愛檔案事業，努力提高政治思想，科學文化和檔案業務水平，不斷進行檔案理論和業務研究，以保證工作任務的順利完成，適應改革的需要。

　　3、熟悉本單位業務，了解工作活動和文件材料形成情況，積極協助搞好本單位的文書處理工作，使應歸檔文件齊全，完整，為檔案工作打好基礎。

　　4、負責管理本單位的全部檔案，材料，編制案卷目錄，專題目錄，人名卡片等必要的檢索工具和參考資料，積極為各方面提供服務，使檔案的利用快，準，全，充分發揮檔案的社會效益和經濟效益。

　　5、督促和協助搞好本單位文書部門和業務部門的立卷歸檔工作，案卷質量達到規范化，標準化。

　　6、負責本單位和所轄單位檔案工作的指導，監督與檢查，每年組織檔案人員業務學習一至二次，不斷提高檔案人員的業務素質。

　　7、認真做好檔案的收集，整理，保管，鑒定，統計，利用，保護等項工作。

　　8、積極做好檔案，資料的征集工作，不斷豐富檔案內容，為黨和國家積累檔案史料。

　　9、堅守崗位，忠于職守，認真執行檔案工作的各項制度。

　　10、不斷向分管領導匯報工作情況，取得領導的重視和支持。

　　11、模范遵守黨和國家的保密規定，嚴格保守黨和國家的機密。

　　12、積極參加上級檔案局組織的各項業務活動。按時向上級檔案館移交檔案。

　　13、檔案人員調動時，嚴格辦理交接手續，手續辦理之前不得離開工作崗位。

　　二、檔案保密制度

　　黨和國家工作人員，均應遵守以下保密制度：

　　1、個人所借閱的檔案，資料不得隨意攜帶外出。對機密檔案內容不得隨意向外泄露。

　　2、查閱檔案時，只能按介紹信指明的內容查閱，不得翻閱無關部分。

　　3、私人通信，電話，個人筆記本，私人間的談話，不得涉及檔案的機密。

　　4、不準在庫房內接待賓朋親友，談話聊天。

　　5、保密工作要列入有關人員崗位責任制或與經濟責任制掛鉤，因失職或有意失密，泄密及違反保密制度者，要按《檔案法》和保密規定論處。

　　三、檔案借閱制度

　　1、外單位查，借閱檔案者，須持單位介紹信，寫明借閱者的姓名，政治面貌，查檔內容和目的本單位借閱者也應說明目的

　　2、利用檔案，一般得經檔案室負責同志批準。重要的須經分管領導批準，并辦理登記手續。

　　3、對已歸檔的文件，一般在檔案室查閱。須借出時經批準方可。借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續。

　　4、借閱檔案時，應注意愛護，嚴禁涂劃，拆損，更不得抽換，遺失。不經檔案室同意，不準公布，翻印，拍照，轉借，私抄，如需摘抄，復制，須經批準的負責人同意，作憑證材料時，加蓋圖章后方有效。

　　5、查、借閱檔案者，要嚴格執行黨和國家的保密規定，如有損壞，丟失，按照《檔案法》和《保密條例》之有關規定處理。

　　6、凡經查，借檔案解決了較大問題，取得了顯著效益者，利用者要及時將情況反饋給檔案管理人員。檔案人員要主動，及時地收集檔案利用情況。

　　四、檔案鑒定與銷毀制度

　　1、對各種檔案的保管期限，密級，必須進行"隨時"或"定期"的鑒定，對須鑒定的檔案，由檔案部門和業務部門提出意見，本單位檔案鑒定委員會組織有關人員共同審定，提出鑒定報告，經領導批準后執行。

　　2、對已失去利用價值的檔案，刪除銷毀時，必須填寫銷毀登記表，連同鑒定報告和領導批準手續，一并存檔備查。執行銷毀任務時，必須由單位領導指定的監銷人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀登記表上簽字。

　　3、銷毀檔案時，可采取兩種法：一是就地焚燒，二是在監銷人員的監督下送造紙廠銷毀。

　　五、立卷歸檔制度

　　1、根據歸檔范圍，按照文件材料形成自然規律和相互之間的`聯系，以分門別類，便于保存和查找"的原則，搞好立卷歸檔工作。

　　2、凡屬本單位在工作活動中形成和使用的具有查考利用價值的各種文件，圖表，聲像，實物等，均由文書部門或業務部門進行收集，積累，立卷歸檔。

　　3、依照《檔案保管期限表》對歸檔的文件材料劃分為永久，長期，短期三種期限，分別立卷，編目，存放。

　　4、歸檔的案卷符合規范化要求。案卷質量達到：文件材料齊全完整，分類準確，組卷合理，卷內文件排列科學系統，保管期限劃分準確，標題簡明確切，卷內目錄完整，書寫工整，裝訂結實，整齊美觀，案卷排列合理。

　　5、文書立卷歸檔每年一次。三月份完成上年度的文件材料的收集工作，四月份立卷歸檔完畢，編制移交目錄一式兩份，移交檔案室統一保管。各專業檔案的歸檔可按各專業有關規定執行。

　　檔案管理制度 14

　　檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是各項工作開展情況的直接反映。為加強山西省食品安全風險監測資料管理工作，確保檔案的規范性、完整性、準確性和系統性，便于信息查詢和開展督導工作，特制訂本制度。

　　一、適用范圍

　　本制度適用于山西省食品安全風險監測工作涉及的省、市、縣級衛生行政部門、疾控機構、醫療機構的有關科室及參與監測工作的其它部門與機構。

　　二、管理原則

　　1、科學建檔：各機構應按照本制度推薦的資料分類方法建立檔案。

　　2、規范整理：各機構應按照目錄、資料、借閱登記表的格式整理檔案。資料部分的整理應參照本制度第三部分要求完成。

　　3、及時歸檔：各機構應該各項工作完成后一個月內完成歸檔。

　　4、集中管理：各機構食品安全風險監測工作檔案應實行專柜、專檔保存。

　　5、專人負責：各機構具體承辦科室應指定專人負責檔案管理。有關工作承擔人員應根據所承擔的工作，及時收集、整理有關資料，并交由專人集中管理。

　　三、資料分類方法

　　歸檔資料指所有與食品安全風險監測工作有關的'具有保存價值的資料，包括文件、文字資料、照片、圖片、電子資料等。一般可分為管理資料和業務資料等。

　　（一）管理資料：主要是指開展食品安全風險監測有關管理工作中，所產生的資料。包括管理體系和制度建設、監測隊伍建設、收發文件、監測方案及實施方案、工作計劃、工作總結、督導報告、數據分析報告、簡報等。可參照如下內容分類歸檔。

　　1、體系建設：包括管理體系、組織機構圖、管理制度、體系內各機構和人員職責分工、運轉流程等。

　　2、來文：本機構收到的來自其他單位或部門的文件或公函（包括重要的電子郵件函）。可以按照發文部門分為上級來文、下級來文及其它單位來文，每類按時間排序。

　　3、發文：指本機構發出的各類文件和公函（包括重要的電子郵件函）等。可以按發文時間排序。

　　4、監測方案和實施方案：可以按照時間分類。

　　5、工作總結和數據分析報告：包括季度和工作總結、數據分析報告，可以按照時間分類。

　　6、監測隊伍建設：包括人員外出和內部接受培訓情況、培訓班資料等。可以按照時間分類。

　　7、督導資料：包括督導方案、現場記錄表及督導報告等資料，按時間排序。督導資料整理時，應包括通知、日程、督導方案（背景、目的、組織與實施、督導內容、考核標準、人員分工）、現場工作記錄、督導報告、影像資料及其他相關資料。

　　8、工作動態/簡報/通訊：包括本級及上、下級單位編印的簡報。可以按照編寫單位分類，每類按時間排序。

　　（二）業務資料

　　1、活動資料：主要反映監測工作開展情況。包括會議、培訓及其它工作，每項活動所有相關資料應集中保存。可按照活動類型分類，每類按時間排序。

　　每項活動檔案資料中應包括：通知、日程、簽到冊、講義、講話稿、小結（時間、地點、參會人員、主要目的、內容、相關評價）、影像資料及其他相關資料。

　　2、技術資料：主要是與監測工作有關的業務資料。包括技術指導手冊等技術性文件，食源性疾病（包括食物中毒）事件、疑似食源性異常病例/異常健康事件的處置資料及其他業務資料。

　　四、資料保存形式

　　可分為紙質檔案、電子文件檔案、聲像資料檔案和資料匯編等。各類形式檔案資料應分別保存，每類形式資料應參照上述方法分類保存，且分類方法要保持一致。

　　1、紙質檔案：以檔案盒的形式保存。

　　2、電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像資料，可以保存在硬盤或光盤內。

　　3、聲像資料檔案：指與監測工作有關的聲音、圖像和影像資料，各類資料可以根據不同的載體形式分別保存。

　　4、資料匯編：一個自然結束后，可對全年資料進行統一裝訂，形成資料匯編。

　　紙質檔案、資料匯編和聲像資料檔案應在資料檔案盒內注明本盒資料類別和資料信息（見附件1），電子文檔可以文件夾和文件名稱表示資料類別和時間、內容等基本信息，上述信息應與紙質資料檔案信息一覽表內容保持一致，以便于資料查閱。

　　每個檔案盒/袋內應有借閱情況表（見附件2），包括所借閱資料名稱，借閱日期，借閱人簽字、歸還日期以及保管人簽字等。

　　五、本制度自20xx年3月1日起執行。

　　檔案管理制度 15

　　1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。

　　2、鑒定小組以專業主管部門肯定的.檔案價值鑒定準繩和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據，及時組織對到期檔案進行鑒定。

　　3、鑒定工作結束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中說明鑒定看法，由鑒定小組賣力人簽名并說明日期，對無儲存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經分管領導批準，并報送有關檔案部門存案，然后方可銷毀。

　　4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

　　5、經過鑒定，對耽誤保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定，鑒定中發現檔案不準確、不完全，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關科室或責任人賣力點竄、補充。

　　6、銷毀檔案時，監銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關業務部門派員在指定地點共同監銷，監銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。

　　7、銷毀檔案時，必須注意保密，監銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現場。8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規定的按有關規定執行。

　　檔案管理制度 16

　　一、用心宣傳黨和國家關于檔案管理的法規、條例。

　　二、遵守各項檔案業務規章制度。

　　三、維護檔案的完整、系統和安全，定期檢查檔案保管狀況，改善檔案保護技術，嚴守國家機密。

　　四、用心開展咨詢服務；熱情接待檔案利用者，迅速、準確帶給所需檔案和資料。

　　五、深入基層，開展對兼職檔案員的業務培訓和指導工作。

　　檔案鑒定制度

　　一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、群眾審查，具體工作由檔案室組織。

　　二、對在整理的.歸檔材料，要以全面的、歷史的和發展的觀點鑒定其價值，準確把握歸檔范圍和保管權限，有異議時由鑒定組裁定。

　　三、檔案到達開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。

　　四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。

　　五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經主管領導批準后，方可存、毀。

　　六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數量、鑒定時光、參加鑒定人員)；銷毀時由3人執行；事后在清冊上注明銷毀日期并簽字；清冊歸檔。

　　檔案管理制度 17

　　1.目的

　　為進一步加強公司安全生產管理工作，更好的建立安全生產記錄，確保公司安全數據的完整性和連續性，積累資料，提高公司安全生產管理水平，防止和減少安全事故，保障員工的生命和財產安全，特制定本制度。

　　2.范圍

　　本制度適用于公司所有部門。

　　3.定義

　　3.1需要存檔的安全內容

　　3.1.1各級政府和上級主管部門以及各項目相關方關于企業安全工作的文件、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改通知等；

　　3.1.2公司制定的安全管理計劃；各種安全管理制度；事故應急預案和有關安全文件；

　　3.1.3員工安全教育培訓記錄；特種作業人員培訓記錄；安全生產檢查記錄；安全生產事故報告；

　　3.1.4安全、環保部門所做的噪聲、粉塵檢測記錄以及其它與職業健康安全有關的檢測報告；

　　3.1.5其它需要存檔的安全生產文件和資料。

　　4.職責

　　4.1公司安全管理員負責收集、整理、歸檔各級政府和上級主管部門關于安全工作的文件、通知、通報、講話、檢查記錄、整改通知及安全、環保部門所做的與職業健康安全有關的檢測報告。

　　4.2公司安全管理員負責整理、歸檔公司安全管理計劃、安全管理制度、安全工作報告和安全培訓記錄、安全檢查記錄、安全生產事故報告等安全文件。

　　4.3各部門負責收集、整理本部門與相關方企業關于安全工作的文件、通知、通報、檢查記錄、整改要求。

　　4.4各部門負責收集本部門安全培訓、安全檢查記錄、安全隱患整改記錄。

　　5.規定

　　5.1檔案的收集

　　5.1.1各部門按月收集本部門安全培訓記錄、安全檢查記錄、安全工作報告、安全隱患整改通知單；

　　5.1.2各部門按季度收集本部門與相關方企業關于安全工作的文件、通知、通報、檢查記錄和整改要求；

　　5.1.3公司安全管理員隨時收集各級政府和上級主管部門關于安全工作的文件、通知、通報、講話、檢查記錄、整改通知單及安全、環保部門所做的與職業健康安全有關的檢測報告；

　　5.1.4公司安全管理員按月收集公司安全培訓記錄、安全檢查記錄、安全工作報告、安全隱患整改通知單；按年度收集各部門安全檔案；

　　5.2檔案的整理

　　5.2.1部門檔案管理人員、公司安全管理員都必須將檔案材料按項目、類別分類整理、歸檔，歸檔案卷要編寫目錄、標題。

　　5.3檔案的'借閱

　　5.3.1公司安全檔案實行借還登記制度，公司內部借閱必須辦理借閱登記手續，公司外部借閱須經總經理批準。

　　5.4檔案的管理

　　5.4.1所有公司安全生產的檔案資料，必須妥善保管，不得隨意轉借他人，不得隨意銷毀。一般安全檔案資料保存期限為五年，需要銷毀的檔案資料填寫檔案銷毀申請單經總經理批準后予以銷毀。

　　5.4.2公司安全管理檔案存放在公司資料室，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺失。

　　5.5檔案的使用

　　5.5.1公司安全管理專員做好安全檔案的統計工作，特別是安全事故的統計工作，從中找出多發事故的原因，發現引發事故的規律性，提出預防安全事故建設性的意見和建議。

　　5.5.2必要時，安全管理員應向安全事故處理小組提供有關方面的材料依據和被認可的證明材料。

　　檔案管理制度 18

　　第一條為了規范公司檔案管理工作

　　保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　第三條歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的`文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

　　6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　第四條檔案保管制度

　　1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　第五條檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。

　　5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

　　第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要

　　每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。

　　檔案管理制度1、公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

　　3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4、物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

　　6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

　　9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

　　檔案管理制度 19

　　1、凡需利用檔案資料者，必須填好借閱單，說明利用的目的等項。

　　2、利用檔案資料必須履行登記手續，在指定的`地點查閱。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的，必須經辦公室主任批準。借出的檔案不得轉借其他單位或個人使用，按期歸還。

　　3、重要的資料1律不借出，只限于查閱室查閱。

　　4、查閱檔案時，不得損污、涂改檔案，不得在文件材料上圍點、打杠、增刪、批注、抽換、剪裁、撕毀。

　　5、如因工作需要復制和抄錄檔案資料，要經辦公室主任批準，由檔案室核對無誤后，力口蓋公章，方可帶走。

　　6、局黨委會、局務會記錄、人事工作材料及案件討論記錄，除有關領導外，1律不準查閱，更不得摘抄或復制。

　　7、對歸還的案卷，必須全面進行檢查，發現問題，及時認真處理。

　　8、借查檔案人員必須嚴格遵守上述制度，違者按《檔案法》有關規定追究責任。

　　檔案管理制度 20

　　一、檔案室工作人員應認真履行崗位職責，提高警惕，注意防范，自覺維護室內安全；

　　二、建立完善的防火消防安全管理，把各項消防安全措施落到實處；

　　三、認真做好室內消防器材的管理、檢查與使用；

　　四、嚴禁在庫房內吸煙、點火、使用電爐、電水壺、電熱杯、酒精爐；嚴禁將易燃、易爆、劇毒、放射性等物品帶入庫內；

　　五、嚴禁非工作人員進入庫內，凡來檔案室查檔者必須持有合法證件(單位證明、身份證、工作證)；

　　六、每日下班前做好關窗、鎖門、切斷電源等工作，定期檢查消防安全設施情況，發現問題及時果斷地處理解決；

　　七、堅持節假日和非常時期的值班制度，建立突擊隊伍，隨時準備緊急情況下檔案的'搶救與轉移。

　　檔案管理制度 21

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　1、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，并逐步實現電子信息化管理。

　　2、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　3、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　4、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。

　　5、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的.主要情況，以便于保管和利用。

　　6、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“8防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

　　7、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱;公司所有檔案1律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。

　　8、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

　　檔案管理制度 22

　　一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

　　四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

　　凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

　　各部門專用的收、發文件資料，按文件的`密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

　　公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

　　七、檔案的借閱

　　總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

　　因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

　　公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時，需要申請。

　　檔案管理制度 23

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，并逐步實現電子信息化管理。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的'上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。

　　五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　六、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

　　七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。

　　八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

　　檔案管理制度 24

　　1、歸檔范圍

　　凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種專業內容、各種載體（紙質、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案及上級印發需要本單位長期執行和落實的各項規定、制度等均屬歸檔范圍。

　　2、歸檔時間

　　1）文書檔案，應于檔案構成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。

　　2）會計檔案，應于形成年度為單位，于決算批準后，繼續在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。

　　3）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產品、一項工程或其他技術項目完成或告一段落后及時歸檔。

　　4）重點建設項目和重點工程，在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。

　　5）其他各種專業檔案，均必須按其形成規律，遵守上級檔案部門或專業部門的規定及時歸檔。各項管理工作形成的文件材料，應在工作完成后及時向綜合檔案室移交。3、歸檔要求

　　1）歸檔工作，必須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數以及每件文件的頁數均須齊全完整。

　　2）、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯”的同時按文件的保存時間（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。

　　3）、歸檔文件材料正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發文、基建項目檔案按上級要求制定份數。

　　4）卷內文件排列有序。普通按責任者——題目——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，緊張文件的歷次稿件依次排在定稿之后；結論、決定、判決性的文件材料在前依據材料在后。

　　5）卷內文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：裝訂的卷，在有文字的`每頁文件的右上角編全卷文件同一的順序頁號；不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號。圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。使用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。

　　6）凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期，均須按規定格式逐卷填寫內文件目錄。填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名。填寫卷內文件目錄的字跡要工整；卷內文件目錄置于卷首。

　　7）凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

　　8）歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目次、備考表、案卷目次等，必須符合檔案部門規定的標準和規范，并按規定格式和要求填寫清楚。粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。

　　（9）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫。

　　（10）歸檔的文件材料必須層次明白，符合構成紀律。必須完全、體系、準確的反應實在的歷史過程。

　　4、歸檔手續

　　移交檔案時要認真履行交接手續，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。

　　檔案管理制度 25

　　為全面貫徹落實《中華人民共和國勞動法》，國務院及上級關于進一步加強農民工工作的意見，切實保障勞務工合法權益，使其工作生活條件明顯改善，綜合素質和就業創業能力明顯提高，家園意識和城市歸屬感明顯增強。結合實際，經隊領導班子成員研究決定，特制定我隊勞務工合法權益保護制度如下:

　　1、維護勞務工的人身自由和安全。切實保護勞務工在礦的生命財產安全。嚴禁侵害勞務工人身自由、生命財產安全的違法犯罪行為。營造良好的治安環境，不斷增強勞務工的安全感。

　　2、嚴格執行勞務工工資標準，認真執行上級有關規定，對勞務工工資標準實行同工同酬、按勞分配的原則，切實維護勞務工的合法權益。

　　3、實現工傷保險全覆蓋。將勞務工全部納入工傷保險范圍。建立工傷事故多發企業約談制度，督促企業做好工傷預防工作。提高醫療保險參保率。為勞務工提供優質的`醫療保險服務，穩定推行養老保險政策。

　　4、預防和減少職業病發生。建立和完善礦、隊兩級職業病防治網絡，實行勞務工特殊工種職業病體檢，落實國家關于職業病治療政策，嚴格執行煤礦高危行業、危險環境下勞動保護的各項政策。

　　5、實行初次就業培訓上崗制度。企業招用勞務工應當組織崗前培訓。舉辦煤礦安全知識、職業應急自救等方面知識培訓。積極營造關愛、互助、和諧的人際關系，增強勞務工對企業的認同和歸屬感。

　　6、廣泛開展技能培訓。根據產業、企業發展的需要，組織勞務工參加多種多樣的職業技能培訓。設立勞務工職業技能培訓專項資金。

　　7、努力解決子女義務教育問題。加快原村小改造和新學校建設，努力為符合就讀條件的勞務工子女提供優質的公辦學校，解決勞務工的后顧之憂。

　　8、制定勞務工救助辦法。隊患重大疾病或者符合其他慈善救助條件的貧困勞務工，參加社會大病保險由集團社保緊急救助，對有臨時生活困難或遭遇緊急狀況的勞務工，實行緊急生活救助。

　　檔案管理制度 26

　　第一章總則

　　第一條為實現檔案工作規范化、檔案業務標準化、檔案管理科學化，保證檔案的完整和安全，提高檔案利用水平，根據《中華人民共和國檔案法》、《山西省檔案管理條例》、《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）、省委省政府辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（晉辦發〔2015〕20號）及《晉能集團有限公司檔案管理辦法》（晉能辦字﹝2016﹞88號）等有關規定，結合公司實際，制定本制度。

　　第二條本制度所稱檔案是指公司在生產、經營、科研、基本建設以及各項管理等活動中直接形成的，對國家、社會和企業具有保存價值的各種不同形式和載體的歷史記錄，是公司的信息資源和重要資產。

　　第三條本制度所稱檔案工作是指履行檔案管理職責的行為和活動，是企業經營管理的重要環節，是強化內部控制、防范經營風險的基礎性工作。

　　第四條檔案管理遵循原則

　　（一）資產管理原則：檔案工作以公司資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。

　　（二）集中統一原則：公司本部及公司各部門的檔案實行集中保管，統一管理。檔案部門統一管理本單位全部檔案，在單位條件和庫容允許的情況下，一并將人事檔案集中統一保管。

　　第五條本制度適用于公司各部門。

　　第二章檔案管理組織體系

　　第六條按照“統一領導、分級管理”的原則，公司堅持并不斷完善黨委和行政領導、檔案部門歸口負責、各部門共同參與的檔案工作體制。檔案管理組織體系包括：分管檔案工作的領導、檔案部門或檔案歸口部門負責人、各部門負責人、各部門專兼職檔案員。

　　第七條建立檔案工作崗位責任制，確保工作任務落實。

　　（一）各部門確定一名檔案兼職管理員，負責整理本部門檔案工作。

　　（二）公司法定代表人，為檔案安全的第一責任人；分管檔案工作的領導，對檔案工作負主管領導責任。

　　（三）檔案部門或檔案歸口部門負責人，組織協調檔案工作的全面健康發展；檔案部門負責管理本單位的檔案，并對各職能部門檔案工作實行監督指導；檔案部門專兼職檔案員負責檔案的收集、整理、編目、保管、保護、鑒定、編研、統計、利用等工作。

　　（四）各部門負責人對本部門的檔案工作負領導責任；各職能部門專兼職檔案員負責本部門文件材料形成、積累、歸檔和定時向檔案部門移交。

　　（五）檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

　　第八條檔案工作職責

　　（一）貫徹執行檔案工作的法律、法規和國家有關的方針政策，建立健全檔案工作規章制度，負責檔案管理制度體系建設。

　　（二）編制檔案工作發展規劃和年度工作計劃。

　　（三）集中統一管理各門類檔案，加強檔案業務建設。

　　（四）負責檔案的收集整理、保管保密、開發利用、鑒定銷毀和信息化建設；對各職能部門應歸檔文件材料的形成、積累、整理和歸檔進行監督、指導。

　　（五）負責檔案工作研究、宣傳和組織檔案人員業務培訓。

　　（六）負責監督、指導、檢查和考核各部門檔案工作。

　　（七）協助上級檔案行政管理部門指導單位檔案工作開展規范化管理及重大建設項目檔案專項驗收。

　　（八）組織參加上級檔案行政管理部門舉辦的各項活動。

　　（九）接受上級單位檔案工作檢查及年度考評，并協助上級單位組織好本單位檔案工作規范化管理和重大建設項目檔案專項驗收等工作。

　　第三章檔案收集整理

　　第九條要樹立“大資源觀”，加大檔案的收集力度，做到應歸盡歸，抓好源頭強化基礎，突出特點與時俱進，實現檔案資源建設由單一化接收向多元化收集轉變。各種門類、載體檔案立卷歸檔要做到齊全、完整、準確、系統。

　　（一）歸檔范圍

　　在公司各項工作中形成的，反映公司職能活動并已辦理完畢的，具有查考和保存價值的各種文字、圖表、聲像等材料均由檔案部門和各部門按《企業文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》進行歸檔。

　　（二）歸檔時間

　　1.黨群、行政、經營等管理類檔案，須在次年3月底前，由形成部門將應歸檔的文件向本單位檔案部門歸檔，也可根據本單位的實際情況隨辦理隨歸檔。

　　2.新建、改建、擴建的工程項目和技術改造項目檔案應在項目申請立項時開始進行文件材料的積累、整理、審查工作，工程竣工驗收后項目文件全部歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

　　3.科研、地測、產品類檔案，應根據各種生產活動和各種科技文件材料形成的具體特點，其歸檔時間可分階段或在項目完成后整理歸檔。

　　4.產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在設備開箱驗收或接收后登記歸檔。

　　5.會計核算業務材料應在會計年度終了后由會計部門保存1年，期滿后的`第二年6月底前內向檔案部門歸檔。

　　6.特殊載體類檔案（照片、底片、錄音帶、錄像帶及實物等）在沖洗加工后，由形成部門書寫文字說明整理后及時歸檔，或同反映同一內容的其他載體文件材料一并在材料形成的1個月內。及時歸檔保存。榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎牌等，在授獎后及時歸檔。

　　7.電子檔案由綜合管理部檔案人員進行系統整理，并在3個月內完成歸檔。科研課題中的電子文件應在課題驗收或經評審、鑒定測試合格后立即歸檔。

　　8.工作人員因公外出參觀學習、考察及參加各種會議的文件材料，應在活動結束后及時歸檔。

　　9.單位撤銷、合并時，須依據《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》（檔發字〔1998〕6號）的要求，將本單位形成的全部檔案應責成專人認真整理、妥善保管，按照要求及時向原上一級主管單位檔案管理機構移交。

　　10.公司電子公文系統，由專人對電子檔案系統進行管理和維護，對OA辦公系統生成的電子文件在文件辦理完畢及時歸檔，并做好備份工作。

　　（三）歸檔份數

　　1.原件全部歸檔，并注明份數、出處。

　　2.使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。

　　（四）歸檔要求

　　1.歸檔的文件材料應符合國家有關規定、標準和要求。歸檔的文件材料應是原件，字跡工整、圖像清晰，書寫材料和載體材料耐久保存，不得使用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫。

　　2.歸檔的文件必須經過系統整理，應完整、準確、系統，真實反映各項活動的內容和歷史過程。文件編目要素完整、準確。

　　3.要按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和《山西省<歸檔文件整理規則>實施細則》等業務規范，分門別類進行整理，按照文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系。

　　4.應歸檔的文件材料必須收集齊全，做到不遺漏、無短缺；歸檔文件材料的門類和載體、形式和內容、份數與頁數均應齊全完整，科技文件材料文字和圖表應與實物相符，做到準確、系統，保持成套性、整體性。已破損的文件材料要經過修整，字跡模糊或褪色的文件材料要附有復印件或作耐久性處理。

　　5.各門類檔案在移交紙質檔案的同時必須移交電子檔案。電子檔案的歸檔實行“三套制”（一套封存保管、一套查閱利用、一套異地保存）。電子檔案的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。

　　（五）檔案移交

　　檔案部門應檢查歸檔文件是否齊全、完整、準確、系統，并辦理交接手續，雙方簽字各留一份，以備查考。歸檔的文件不符合要求的，退回原部門重新整理和補充完善。

　　第四章檔案信息化建設

　　第十條要樹立“大效益觀”，檔案信息化應與企業信息化建設同步發展，按照“存量數字化、增量電子化”的工作思路，積極利用信息網絡技術，加強檔案管理系統的建設力度，大力推進傳統檔案的數字化加工，推動檔案信息化建設由粗放式加工向精細化加工轉變。

　　第十一條要根據單位實際，安排專項資金用于檔案信息化建設，使用成熟穩定的檔案管理軟件，積極推動檔案數字化建設。采取必要的安全保密措施，保證工作質量。要大力加強電子信息資源及信息化建設管理復合型人才培養，建設高素質檔案管理隊伍，促進檔案事業的發展。

　　第五章電子檔案管理

　　第十二條電子檔案歸檔

　　（一）公司各信息系統生成的文本、圖形、圖像、數據等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數據庫的歸檔范圍應根據相關規定和需要確定。

　　（二）文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。

　　（三）電子檔案的歸檔范圍參照集團關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。

　　第十三條公司各信息系統所形成的電子文件的元數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。歸檔的電子文件數據格式應易于識讀、遷移。

　　第十四條電子檔案收集要求

　　（一）記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

　　（二）當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。

　　（三）對在網絡系統中處于流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。

　　（四）對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。

　　（五）對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。

　　（六）對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。

　　（七）對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及超媒體鏈結技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。

　　（八）對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

　　（九）對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。

　　（十）計算機系統運行和信息處理過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

　　（十一）對套用統一模板的電子文件，在保證能恢復原形態的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存。

　　（十二）定期制作電子文件的備份。

　　第十五條電子文件編號代碼：T－文本文件；I－圖像文件；G－圖形文件；V－影像文件；A－聲音文件；O－超媒體鏈結文件；P－程序文件；D－數據文件。

　　第十六條電子檔案保管

　　（一）對歸檔電子文件、應按有關規定進行認真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管。

　　（二）歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還符合下列條件：

　　1.歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

　　2.單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

　　3.存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

　　4.環境溫度選定范圍：17度至20度；相對濕度選定范圍：百分之三十五至百分之四十五。

　　（三）歸檔電子文件在形成部門的保管，也應參照上述條件。

　　第六章檔案管理系統軟件

　　第十七條檔案管理系統軟件的配置應滿足本企業的實際工作需要，并適應本企業信息化建設發展需要。

　　第十八條檔案管理系統應采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。

　　第十九條檔案管理系統應具備收集整編、數據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統計匯總、權限設置、安全保密、系統維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據需求增擴其他相應功能。

　　第二十條檔案管理系統應與各信息系統之間銜接，并能接收和兼容各信息系統生成的電子文件。

　　第七章檔案保存

　　第二十一條檔案保存要設立獨立的檔案庫房，檔案庫房原則上設置在地面一層且遠離易燃、易爆物品和水火等存在安全隱患的場所。檔案庫房樓面均布活荷載值不應小于5KN/m2，采用密集架時不應小于12KN/m2，無特殊保護裝置不宜設置在地下或頂層，面積應滿足未來業務發展需要。庫房應配置檔案密集架（檔案柜）、防磁柜、溫濕度計、滅火器材、防光窗簾、防盜門窗、自動報警器、監控等設施設備，根據庫房管理需要可配置空調、加濕器、空氣凈化器設備等。

　　第二十二條檔案庫房管理

　　（一）庫房應防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防光、防塵、防鼠、防水、防有害氣體。

　　（二）貫徹“以防為主，防治結合”的方針，定期檢查庫房的設備運轉情況和安全情況，對存在的安全隱患要及時處理。

　　（三）庫房內要有檔案存放位置索引標識圖，以指明檔案存放的位置；檔案的排放應系統合理，便于查找和取放方便，存放位置相對固定。

　　（四）庫房鑰匙要由檔案管理人員專人保管，嚴格執行“雙人進（出）庫制”和“檔案出（入）庫登記制”。借閱檔案者要在閱覽室等候檔案管理人員調卷，禁止進入庫房查找。

　　（五）庫房溫度應保持在14—24℃，相對濕度保持在45—60%。建立溫濕度記錄臺賬，每天定期檢查并做好記錄。

　　（六）檔案入庫前應去污、消毒，受損的檔案應及時修復或補救。

　　（七）重要電子檔案實行異地異質備份，確保檔案安全。

　　（八）歸檔電子文件的保管除應符合電子檔案保管的要求外，同時符合下列條件：歸檔載體應做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

　　（九）庫藏檔案要定期進行清理核對，做到賬物相符。如發現破損或載體變質的檔案應及時采取搶救措施；設備環境更新時應確認原載體與新設備的兼容性，原載體保存至少不低于3年，定期檢驗結果應填入電子檔案管理登記表。庫藏檔案數量發生變化時應登記說明。

　　第二十三條檔案保密管理

　　（一）檔案管理人員必須嚴格遵守、執行黨和國家保密政策和制度，不談論檔案的內容，更不得擅自透露與傳播有關機密檔案的內容，確保檔案的絕對安全。

　　（二）檔案管理人員要模范遵守黨和國家的保密規定，嚴守機密。應做到不該看的檔案絕對不看，不該說的絕密絕對不說，不該問的秘密絕對不問，不該抄錄的檔案絕對不抄錄。

　　（三）對泄漏黨和國家、企業機密的事件要在第一時間內報告有關部門和主管單位。

　　第八章檔案突發事件應急預案

　　第二十四條要樹立“大安全觀”，加強基礎設施建設，落實安全制度，做到防患于未然，建立檔案突發事件應急預案，不斷構筑檔案安全防御體系，以滿足檔案安全體系建設由傳統護衛向現代防御轉變。

　　（一）組織指揮

　　成立檔案管理應急指揮領導小組，組長由分管檔案工作的領導擔任，副組長由檔案部門或檔案歸口部門負責人及應急調度部門負責人擔任，相關部門人員為成員。

　　（二）主要職責

　　負責日常檔案安全信息監測、采集、匯總、分析與組織協調；起草相關文件、制定應急措施，督促、指導各職能部門開展應急工作；根據突發事件的性質，聯絡、組織人員趕赴現場對突發事件參與處置，并跟蹤了解事件的進展情況和處置情況。

　　第二十五條要建立突發事件預警機制，定期進行檔案與電子文件突發事故與災害應急演練，使突發事件造成的損害降到最低程度。各單位各部門在日常工作中對可能發生的危機情況及時處理，積極加以防范。接到重大災情演練信號后，要按照應急預案和救災部門的要求，按指定路線將檔案轉移至安全地帶，并組織力量做好檔案的安全保護工作。應急演練結束后，按規定做好善后處理工作。

　　第二十六條突發事件發生后，受災部門應立即采取電話、傳真等方式將有關情況（突發事件發生的時間、地點、經過、結果、當前情況、已采取的措施）報告檔案管理突發事件應急指揮領導小組，詳情和進展情況應隨時上報。應急結束后，應做好突發事件安全分析，提出加強和改進同類事件應急工作的意見和建議。

　　第九章檔案鑒定與銷毀

　　第二十七條檔案鑒定銷毀要按規定程序進行

　　（一）成立由單位分管檔案工作的領導、職能部門、專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定工作委員會。

　　（二）根據《企業文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》，由檔案鑒定工作委員會對已到期的檔案進行鑒定。經鑒定仍需繼續保存的檔案應重新劃定保管期限；對需銷毀的檔案材料，要編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經單位法人審批后方可銷毀；檔案銷毀清單由檔案部門永久保存。

　　（三）到期電子檔案的鑒定必須進行有效性檢測。電子檔案的銷毀應對存儲機密信息的介質進行徹底銷毀，對網絡中傳遞的機密信息徹底清除。

　　（四）檔案材料銷毀，必須送交指定的銷毀機構和地點，指定專人銷毀，兩人以上在場監銷，嚴格執行保密規定。監銷人應在銷毀清冊上簽字蓋章并注明銷毀的方式和日期。嚴禁擅自銷毀檔案。

　　第十章檔案統計

　　第二十八條檔案統計要做到

　　（一）準確、及時編制檔案工作情況統計年報及有關統計報表，并上報有關部門。

　　（二）統計項目內容要完整，統計數據要準確，要全面系統地反映檔案工作各方面的情況。主要內容包括：檔案工作機構、人員；檔案室藏情況構成、檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況；檔案的檢索、編研等情況；檔案銷毀數量；檔案利用情況及效果；檔案設施設備情況，同時保持檔案統計工作連續性。

　　（三）定期進行庫藏檔案的清查核對，做到家底清楚、賬物相符。

　　第十一章檔案開發利用

　　第二十九條要樹立“大服務觀”，深化檔案開發利用，推動檔案利用體系建設由被動性向主動性開放轉變。建立完善檔案檢索系統建設，編制檔案案卷目錄、歸檔文件目錄等檔案檢索工具。建立檔案利用效果登記制度，對典型利用案例進行整理匯編。積極開展編研工作，組織編寫大事記、組織沿革、基礎數字匯編、發文匯集、工程項目簡介等，提高檔案的利用效益。

　　第三十條檔案資料查借閱

　　（一）查借閱檔案資料要履行審批登記手續。公司所屬部門來查借閱檔案者，須填寫《檔案資料查借閱審批表》，經檔案部門負責人批準后，方可查閱利用。

　　（二）室藏檔案原則上不外借，因特殊情況需將其外借出，需經其分管領導批準，檔案部門或檔案歸口部門負責人批準并派專人監督其利用。歸還檔案時，必須經檔案部門人員詳細檢查文件材料，確認完好無損后方可完成歸還手續。

　　（三）查借閱利用檔案者必須嚴格遵守檔案保密制度。特別是查閱涉密檔案，須經檔案部門負責人和分管領導批準后方可調閱。涉密檔案必須在檔案員在場的情況下，在閱覽室或固定場所閱讀，不得復制和摘抄、不得外借、不得拍照、不得失密泄密。

　　第十二章檔案保障機制

　　第三十一條要樹立“大發展觀”，建立檔案工作人員激勵機制，注重人才培養教育，引領檔案干部隊伍建設由單一型培養模式向復合型培養模式轉變。檔案員要具備一定的專業知識和相應的學識水平，并保持相對穩定；檔案員要進行繼續教育和專業培訓，每年脫產接受繼續教育和培訓的時間累計不少于12天，并通過有效培訓方式，不斷提升檔案干部綜合素質，滿足檔案工作發展需要。在干部培養、選拔任用和年度先進評比中要確保檔案人員占一定名額。對在檔案規范化管理活動、項目檔案專項驗收等工作中做出貢獻的人員給予表彰和獎勵。

　　第三十二條完善檔案投入機制，將檔案庫房設施設備及裝具更新改造費用、信息化建設費用和檔案工作人員津貼補助列入年度財務預算；檔案崗位津貼發放范圍及人員由單位分管檔案工作的領導和分管人事工作的領導提議，并經會議討論研究后確定，津貼發放范圍及標準參照省政府辦公廳《關于健全和完善檔案管理體制等有關事宜的通知》（晉政辦函〔2005〕9號），對檔案人員給予崗位津貼不得低于6元/天，并根據工資浮動水平，建立適當的增長機制。

　　第三十三條公司將按照省檔案局、省國資委、集團公司要求，制定考核目標體系，對檔案管理人員逐步推行檔案工作年度目標責任考核。

　　第三十四條要積極開展檔案工作規范化管理、項目檔案管理示范工程等活動，提升檔案工作規范化水平。檔案工作規范化管理及省和集團重點建設項目檔案專項驗收要逐級向集團公司提出申請，由集團公司統一向省檔案局申報并協調省檔案局及有關單位做好評定、驗收工作。

　　第三十五條要樹立“大法治觀”，檔案工作圍繞集團大局和中心，依法治檔。對發生檔案管理違法違紀行為或出現安全事故的單位和個人，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》（國家檔案局令第5號）、《檔案管理違法違紀行為處分規定》（監察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局令第30號）等的相關規定給予處分，構成犯罪的依法追究其刑事責任。

　　第十三章附則

　　第三十六條本制度由公司綜合辦公室負責解釋。

　　第三十七條本制度自發布之日起施行。

　　檔案管理制度 27

　　第一章總則

　　第一條為了加強環境保護檔案的形成、管理和保護工作，開發利用環境保護檔案信息資源，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《中華人民共和國環境保護法》等相關法律法規，結合環境保護工作實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱環境保護檔案，是指各級環境保護主管部門及其派出機構、直屬單位(以下簡稱環境保護部門)，在環境保護各項工作和活動中形成的，對國家、社會和單位具有利用價值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，主要包括文書檔案、音像(照片、錄音、錄像)檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案及電子檔案等。

　　第三條環境保護檔案工作是環境保護部門的重要職責，實行統一領導、分級管理。

　　第四條國務院環境保護主管部門對環境保護檔案管理工作實行監督和指導，在業務上接受國家檔案行政管理部門的監督和指導。

　　地方各級環境保護主管部門對本行政區域內環境保護檔案管理工作實行監督和指導，在業務上接受同級檔案行政管理部門和上級環境保護主管部門的監督和指導。

　　第二章環境保護部門檔案工作職責

　　第五條環境保護部門應當加強對檔案工作的領導，完善檔案工作管理體制，建立檔案管理機構，配備政治可靠、責任心強、具備檔案管理及環境保護相關專業知識和業務技能的正式專職檔案管理人員。環境保護部門辦公廳(室)檔案管理機構歸口負責本部門檔案管理工作。

　　第六條環境保護部門應當將檔案工作納入本部門發展規劃和年度工作計劃，列入工作考核檢查內容，及時研究并協調解決檔案工作中的重大問題，確保檔案工作與本部門整體工作同步協調發展。

　　第七條環境保護部門應當按照部門預算編制和管理的有關規定，科學合理核定檔案工作經費，并列入同級財政預算，加強對檔案工作經費的審計和績效考核，確保科學使用、專款專用。

　　第八條環境保護部門應當按照國家有關檔案管理的規定，確定文件材料的具體接收范圍，包括本部門在各項工作和活動中形成的具有利用價值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，以及與本部門有關的撤銷或者合并部門的全部檔案。

　　第九條環境保護部門應當將檔案信息化建設納入本部門信息化建設同步實施，推進文檔一體化管理，實現資源數字化、利用網絡化、管理智能化。

　　第十條環境保護部門應當為開展檔案管理工作提供必要條件。檔案管理人員辦公室、檔案庫房、閱檔室和檔案整理間應當分開。

　　第十一條環境保護部門應當加強檔案基礎設施建設，改善檔案安全管理條件，提供符合設計規范的專用庫房，配備防盜、防火、防潮、防水、防塵、防光、防鼠、防蟲等安全設施，以及計算機、復印機、打印機、掃描儀、照相機、攝像機、防磁柜等工作設備。

　　第十二條環境保護部門應當將檔案管理人員培訓、交流、使用列入干部培養和選拔任用統一規劃，統籌安排，為檔案管理人員學習培訓、掛職鍛煉、交流任職等創造條件。檔案管理人員的職務晉升或者職稱評定、業務能力考核，按照國家有關規定執行，并享有專業人員的同等待遇。

　　第十三條環境保護部門應當按照《中華人民共和國保守國家秘密法》等有關法律法規，確保環境保護檔案安全保密和有效利用。

　　第三章檔案管理機構、文件(項目)承辦單位職責

　　第十四條環境保護部門的檔案管理機構應當履行下列職責:

　　(一)貫徹執行國家檔案法律法規和工作方針、政策。經國家檔案行政管理部門同意，國務院環境保護主管部門的檔案管理機構負責研究制定環境保護檔案管理規章制度、行業標準和技術規范并組織實施。地方各級環境保護主管部門的檔案管理機構依據上級環境保護主管部門和檔案行政管理部門的相關制度要求，制定本行政區域內環境保護檔案管理工作制度并組織實施。

　　(二)負責本部門檔案的統一管理，地方各級環境保護主管部門的'檔案管理機構對本行政區域內環境保護檔案管理工作進行監督和指導。

　　(三)負責編制本部門檔案管理經費年度預算，將檔案資料收集整理、保管保護、開發利用，設備購置和運行維護，信息化建設，以及檔案宣傳培訓等項目經費列入預算。

　　(四)負責本部門檔案信息化工作，參與本部門電子文件全過程管理工作，組織實施本部門檔案數字化加工、電子文件歸檔和電子檔案管理以及重要檔案異地、異質備份工作。

　　(五)負責對本部門重點工作、重大會議和活動、重大建設項目、重大科研項目、重大生態保護項目等歸檔工作進行監督和指導，參與重大科研項目成果驗收、重大建設項目工程竣工和重要設備儀器開箱的文件材料驗收工作。

　　(六)負責制定本部門文件(項目)材料的歸檔范圍和保管期限，指導本部門的文件收集、整理、歸檔工作，組織檔案信息資源的編研，科學合理開發利用，安全保管檔案并按照有關規定向檔案館移交檔案。

　　(七)國務院環境保護主管部門的檔案管理機構，負責匯總統計地方環境保護主管部門，本部門及其派出機構、直屬單位檔案工作基本情況的數據，并報送國家檔案行政管理部門。地方各級環境保護主管部門的檔案管理機構，負責匯總統計本行政區域內環境保護檔案工作基本情況數據，并報送同級檔案行政管理部門和上級環境保護主管部門。

　　(八)負責開展環境保護部門檔案工作業務交流，組織檔案管理人員專業培訓。

　　(九)各級環境保護主管部門的檔案管理機構負責組織實施同級檔案行政管理部門布置的相關工作，并協調環境保護部門的檔案管理機構與其他部門檔案管理機構之間的檔案工作。

　　第十五條環境保護部門的文件(項目)承辦單位在本部門檔案管理機構的指導下，履行下列職責：

　　(一)負責本單位文件(項目)材料的收集、整理和歸檔。

　　(二)負責督促指導文件(項目)承辦人分類整理文件材料，做到齊全完整、分類清楚、排列有序，并按照規定向本部門檔案管理機構移交。

　　(三)重大建設項目、重大科研項目、重大生態保護項目承辦單位負責制定專項檔案管理規定、歸檔范圍和保管期限，報環境保護部門的檔案管理機構同意后，由項目承辦單位組織實施。

　　第四章文件材料的歸檔

　　第十六條環境保護文件材料歸檔范圍應當全面、系統地反映綜合管理和政策法規、科學技術、環境影響評價、環境監測、污染防治、生態保護、核與輻射安全監管、環境監察執法等業務活動。

　　第十七條環境保護部門在部署污染源普查、環境質量調查等專項工作時，應當明確文件材料的歸檔要求;在檢查專項工作進度時，應當檢查文件材料的收集、整理情況;重大建設項目、重大科研項目和重大生態保護項目文件材料不符合歸檔要求的，不得進行項目鑒定、驗收和申報獎項。

　　第十八條環境保護文件材料歸檔工作一般應于次年3月底前完成。文件(項目)承辦單位根據下列情形，按要求將應歸檔文件及電子文件同步移交本部門檔案管理機構進行歸檔，任何人不得據為己有或者拒絕歸檔：

　　(一)文書材料應當在文件辦理完畢后及時歸檔;

　　(二)重大會議和活動等文件材料，應當在會議和活動結束后一個月內歸檔;

　　(三)科研項目、建設項目文件材料應當在成果鑒定和項目驗收后兩個月內歸檔，周期較長的科研項目、建設項目可以按完成階段分期歸檔;

　　(四)一般儀器設備隨機文件材料，應當在開箱驗收或者安裝調試后七日內歸檔，重要儀器設備開箱驗收應當由檔案管理人員現場監督隨機文件材料歸檔。

　　第五章檔案的管理

　　第十九條環境保護部門應當加強對不同門類、各種形式和載體檔案的管理，確保環境保護檔案真實、齊全、完整。

　　第二十條環境保護檔案的分類、著錄、標引，依照《中國檔案分類法環境保護檔案分類表》《環境保護檔案著錄細則》《環境保護檔案管理規范》等文件的有關規定執行，其相應的電子文件材料應當按照有關要求同步歸檔。

　　文書材料的整理歸檔，依照《歸檔文件整理規則》(da/t 22-20xx)的有關規定執行。

　　照片資料的整理歸檔，依照《照片檔案管理規范》(gb/t 11821-20xx)的有關規定執行。

　　錄音、錄像資料的整理歸檔，依照錄音、錄像管理的有關規定執行。

　　科技文件的整理歸檔，依照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t 11822-20xx)的有關規定執行。

　　會計資料的整理歸檔，依照《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)的有關規定執行。

　　人事文件材料的整理歸檔，依照《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號)、《干部檔案整理工作細則》(組通字〔1991〕11號)、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》(中組發〔20xx〕12號)等文件的有關規定執行。

　　電子文件的整理歸檔，依照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(gb/t 18894-20xx)、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(gb/t 17678.1-1999)等文件的有關規定執行。重要電子文件應當與紙質文件材料一并歸檔。

　　第二十一條環境保護部門的檔案管理機構應當定期檢查檔案保管狀態，調試庫房溫度、濕度，及時對破損或者變質的檔案進行修復。

　　第二十二條環境保護檔案的鑒定應當定期進行。

　　環境保護部門成立環境保護檔案鑒定小組進行鑒定工作，鑒定小組由環境保護部門分管檔案工作的負責人、辦公廳(室)負責人，以及檔案管理機構、保密部門和文件(項目)承辦單位有關人員組成。

　　對保管期限變動、密級調整和需要銷毀的檔案，應當提請本部門環境保護檔案鑒定小組鑒定。鑒定工作結束后，環境保護檔案鑒定小組應當形成鑒定報告，提出鑒定意見。

　　第二十三條環境保護檔案的銷毀應當按照相關規定辦理，并履行銷毀批準手續。未經鑒定、未履行批準銷毀手續的檔案，嚴禁銷毀。

　　對經過環境保護檔案鑒定小組鑒定確認無保存價值需要銷毀的檔案，應當進行登記造冊，報本部門分管檔案工作負責人批準后銷毀。檔案銷毀清冊永久保存。

　　環境保護檔案的銷毀由檔案管理機構組織實施。銷毀檔案時，檔案管理機構與保密部門應當分別指派人員共同進行現場監督，并在銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀后，應當及時調整檔案柜(架)，并在目錄及檢索工具中注明。

　　第二十四條環境保護部門撤銷或者變動時，應當妥善保管環境保護檔案，向相關接收部門或者同級檔案管理部門移交，并向上級環境保護主管部門報告。

　　第二十五條文件(項目)承辦單位的工作人員退休或者工作崗位變動時，應當及時對屬于歸檔范圍的文件材料進行整理、歸檔，并辦理移交手續，不得帶走或者毀棄。

　　第六章檔案的利用

　　第二十六條環境保護部門的檔案管理機構應當積極開發環境保護檔案信息資源，并根據環境保護工作實際需要，對現有檔案信息資源進行綜合加工和深度開發，為環境保護工作提供服務。

　　第二十七條環境保護部門應當積極開展環境保護檔案的利用工作，建立健全檔案利用制度，明確相應的利用范圍和審批程序，確保檔案合理利用。

　　第二十八條環境保護檔案一般以數字副本代替檔案原件提供利用。檔案原件原則上不得帶出檔案室。

　　利用環境保護檔案的單位或者個人應當負責所利用檔案的安全和保密，不得擅自轉借，不得對檔案原件進行折疊、剪貼、抽取、拆散，嚴禁在檔案原件上勾畫、涂抹、填注、加字、改字，或者以其他方式損毀檔案。

　　第七章獎勵與處罰

　　第二十九條有下列事跡之一的，依照國家有關規定給予表揚、表彰或者獎勵：

　　(一)在環境保護檔案的收集、整理或者開發利用等方面做出顯著成績的;

　　(二)對環境保護檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的;

　　(三)將個人所有的具有重要或者珍貴價值的環境保護檔案捐贈給國家的;

　　(四)執行檔案法律法規表現突出的。

　　第三十條在環境保護檔案工作中有違法違紀行為的，依法依規給予處分;情節嚴重，涉嫌構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。

　　第八章附則

　　第三十一條地方各級環境保護主管部門可以根據本辦法，結合本地實際情況，聯合同級檔案行政管理部門制定實施細則，并報上級檔案行政管理部門和環境保護主管部門備案。

　　第三十二條本辦法自20xx年3月1日起施行。1994年10月6日公布的《環境保護檔案管理辦法》(原國家環境保護局國家檔案局令第13號)同時廢止。

　　檔案管理制度 28

　　1、所有的工程設備檔案由工程組文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴守公司檔案管理制度和保密守則。

　　2、各類檔案應按系統分類：強電、弱電、空調、機管，統一存放檔案盒并貼上標簽。

　　3、檔案及圖紙是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。需銷毀的資料應由總工程師及系統工程師組成鑒定小組研究后決定。

　　4、借閱檔案須經相應系統的工程師以上人員批準，文員登記并指定歸還日期，由文員按期追還，需續借的要重新登記。

　　二、維修檔案管理制度

　　1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統一管理。

　　2、設備維修檔案按強電、弱電、機管、空調、裝修分類。

　　3、檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

　　4、文員根據返回工程組的維修單，當天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

　　5、文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

　　6、文員每月對維修檔案記錄表、維修單等進行整理，并分類歸檔。

　　7、維修檔案作為評估大廈設備運行情況的根據，應妥善保存。

　　保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由總工程師、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。

　　工程檔案的.管理制度 4

　　為了更好的規范工程資料、文件、設計圖紙的保管、發放和使用，根據公司檔案資料及圖紙數量的實際情況，本著為工程服務的原則，合理利用檔案資源，達到施工、存檔兩不誤的目的，制定本細則。

　　一、收集范圍

　　從工程項目建議書始到工程竣工決算止所有與工程有關的，具有保存價值的文字、資料、圖紙、圖標、聲像各種載體的文件材料等。

　　二、工程資料、檔案的保管

　　1、認真貫徹執行《檔案法》、《保密法》及公司的有關制度，嚴守公司檔案管理制度和保密守則，保護公司的合法權益。

　　2、及時將收集的文件、資料、圖紙等，整理分類，編寫目錄，裝訂成冊，在保管過程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。

　　3、歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

　　4、檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

　　5、做好檔案的“防火、防盜、防潮、防蟲、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。

　　6、保存的工程檔案每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

　　三、工程資料、檔案借閱

　　1、有關單位查閱檔案，應出示單位證明及本人證件，檔案管理員要做好登記手續。

　　2、本單位職工查閱檔案，檔案管理員同樣要做好查閱登記手續。

　　3、檔案一般只供查閱，不予外借。如因工作需要確需外借，需經部門經理批準并約定歸還日期，由管理員按期追還，需續借的要重新登記，借閱人應做好外借檔案保管工作。

　　4、原件原則上不外借。

　　5、查閱、借用檔案，應保證檔案完好無損，嚴禁撕損、涂改、抽頁、沾污（包括劃線、畫圖等、檔案資料。

　　6、允許復印的檔案，應在登記時注明復印的名稱和份數。

　　四、施工圖紙的接收、登記

　　1、施工圖紙從設計院出圖審查后，先送到工程部檔案室，檔案管理員按設計合同規定接收設計院分發的施工圖紙，準確核對后，按專業分類、編號，并將目錄輸入微機。

　　2、工程施工過程出現的變更文件等相關設計文件的內容必須先到檔案室登記備案，由檔案室登記發放。

　　五、施工圖紙的發放、借閱

　　1、招標代理公司所需圖紙，必須從檔案室按借閱程序借出，招標結束后，3日內送還檔案室，延期管理員要盡快督促還回。施工圖紙的發放由管理員按中標通知書通知有關單位領取。

　　2、施工單位等部門的圖紙接收人為公司負責人。 3、圖紙發放由資料室辦理發放手續，接收人核查無誤后進行簽字、領取。

　　4、對于已領取圖紙的施工單位，不得再向檔案室借閱該部分圖紙。

　　5、公司其他科室需在資料室借閱的圖紙，借用人在資料室進行借閱登記，由各自部門領導簽字認可，借閱時間最長不得超過七天。

　　6、檔案室存檔的圖紙原則上不予借出,特殊情況下如需借閱,經公司主管經理批準后,方可借閱。

　　7、圖紙變更單執行上述規定。

　　六、作廢圖紙的處置

　　對施工中由于變更等原因而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報主管領導審查，由主管領導發布變更通知，資料室通知各使用部門將舊圖紙交回資料室后，按領用程序重新領用新圖紙。回收的作廢圖紙，按有關規定進行處理。

　　七、工程竣工后

　　根據建設局檔案室及質檢站有關的要求，由檔案室對圖紙、資料進行整理、移交、備案。

　　八、相關記錄表式

　　1、收文登記表

　　2、發文登記表

　　3、借閱登記表

　　4、廢圖回收登記表

　　檔案管理制度 29

　　一、目的

　　為規范公司的工程項目檔案管理，防范與掌控合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特訂立本規定。

　　二、工程項目檔案歸檔范圍

　　本規定所指工程項目檔案是指過去和現在，公司在工程項目的設計、實施、竣工等過程中形成的具有保管價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其緊要包含：中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業分包合同，采購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術資料，緊要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。

　　三、資料員及其職責

　　部門經理指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱、交接等工作。其緊要職責包含：

　　1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；

　　2、檔案材料的保管；

　　3、檔案材料的`查借閱、催還；

　　4、項目結束后與綜合部相關負責人完成檔案資料的交接。

　　四、檔案的立卷、收集、整理

　　1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。

　　2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。

　　3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和適時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必需在檔案移交清單上進行登記。

　　4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

　　5、在檔案的次頁設“合同概要”“緊要事件備要”，緊要內容包含：合同標的價金，對方單位，聯系人，緊要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員搭配。