檔案管理制度

時間：2025-12-17 17:07:31 管理制度我要投稿

檔案管理制度15篇[實用]

　　在日新月異的現代社會中，越來越多人會去使用制度，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？下面是小編精心整理的檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

檔案管理制度15篇[實用]

檔案管理制度1

　　一、目的：

　　為了進一步加強部門檔案管理，促進部門規范化、標準化管理體系建設，特制訂本規定。

　　二、規程主要內容：

　　（一）部門均應明確檔案管理責任人，按專人管理，人人參與的原則，建立和實施檔案的收集、保管、使用的.規范流程（責任人變動時，必須進行清點移交手續）。

　　（二）明確檔案分一級、二級、三級的分類管理。

　　1、一級范圍：各類文件、制度、合同、協議、考核表格、賬單、帳表、憑證、工程圖紙、倉儲賬目、資產帳表、采購計劃等等重要文件資料。

　　2、二級范圍：公用書籍、辦公用品、用具；制服；工具等。

　　3、三級范圍：日常各項記錄本；點檢表；巡查表；普通函件、文字資料等。

　　（三）上述內容均指部門共享的檔案，與個人辦公用的其它資料區別分開。

　　（四）檔案柜應在柜面標明部門科室、編號等分組別類。

　　（五）各柜內應附有檔案目錄，文件夾（盒）等應統一方法標明文件內容，與目錄對應。

　　（六）檔案管理責任人要按照檔案保管一覽表，每年進行二次以上的全面清理、整理。

　　（七）檔案資料管理應注意防潮、防霉、防蟲、反腐除銹等防護工作。

　　（八）檔案的借閱、復印等必須經理（或科長）以上及批準方可辦理。

　　三、本規程自xx年一月一日起實施。

檔案管理制度2

　　一、司法所檔案管理工作由指定人員負責，包括接收、收集、整理、保管。

　　二、各類檔案的組卷要準確。卷內目錄、案卷封面填寫完整準確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規范、統一、牢固。

　　三、檔案整理。按規定制定統一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規定要求。

　　四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價值的公文，可報主管領導批準，可定期清退和銷毀。對縣（區、市）司法局的文件、簡報等資料，要做好歸檔工作，無須存檔要統一銷毀。

　　五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的'設備要整齊，做到不同規格分類排列。

　　六、庫房管理。庫房保持清潔衛生，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。

　　七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業道德規范、嚴格遵守崗位紀律，嚴格執行檔案保密制度，嚴守國家機密

檔案管理制度3

　　1.生產技術處技術管理具有的資料

　　1.1以生產車間為單位的設備清冊（計算機建檔管理）；

　　1.2全廠設備分類匯總表；

　　1.3全廠靜密封點匯總表；

　　1.4全廠設備技術狀況季報、年報；

　　1.5關鍵機組特護管理臺帳；

　　1.6設備維護檢修規程；

　　1.7鍋、容、管、特設備臺帳及檢驗報告；

　　1.8設備非計劃停車臺帳；

　　1.9設備事故及故障臺帳；

　　1.10全廠潤滑手冊；

　　1.11全廠主6kV系統一次圖；

　　1.12全廠主6kV系統繼電保護配置圖，全廠繼電保護裝置動作記錄，全廠6kV電氣設備繼電保護定值臺帳；

　　1.13全廠過程控制計算機系統技術檔案；

　　1.14全廠A、B級儀表聯鎖明細表，全廠A級儀表聯鎖管理臺帳。

　　2.生產車間技術管理具有的資料

　　2.1建立全車間設備明細表及分類匯總表；

　　2.2全車間靜密封點匯總表；

　　2.3車間設備技術狀況季報表；

　　2.4建立與第3條第5項至第9項同內容的各類技術檔案；

　　2.5建立車間所轄范圍內的全部轉動設備及鍋爐、壓力容器、壓力管道等特種設備、加熱爐、常壓儲罐、主要靜止設備及防腐蝕設備技術檔案，內容包括：

　　（1）設備技術特性、附屬設備明細表等，

　　（2）安裝使用說明書，安裝試車記錄，

　　（3）設備運轉時間累計，

　　（4）歷年設備重大缺陷及事故記錄、事故報告，

　　（5）設備結構及易損件圖紙，

　　（6）潤滑油（脂）種類、用量記錄等設備潤滑資料，

　　（7）設備防腐檔案，

　　（8）設備檢修、試驗與技術鑒定記錄，

　　（9）主要配件更換記錄，

　　（10）設備及設備管路靜密封點網絡和靜密封點泄漏記錄，

　　（11）設備技改技措記錄；

　　2.6現場設備巡檢記錄，含潤滑內容；

　　2.7潤滑手冊；

　　2.8車間A、B級儀表聯鎖明細表，車間A、B級儀表聯鎖管理臺帳；

　　2.9發電車間電氣技術管理需具有的資料：

　　（1）資產管理范圍內主要電氣設備技術檔案、一般電氣設備登記卡片，

　　（2）資產管理范圍內電氣系統一次圖、配電設備二次原理圖、電纜及架空線路走向圖，

　　（3）資產管理范圍內電氣系統繼電保護配置圖、繼電保護裝置動作記錄、繼電保護定值臺帳，

　　（4）資產管理范圍內電氣運行規程、試驗規程、特殊設備檢修規程、事故處理規程，

　　（5）資產管理范圍內電氣設備運行記錄、電氣設備檢修記錄、電氣設備試驗記錄、電氣設備缺陷記錄、電氣設備故障及處理記錄、電氣設備事故記錄、第一種工作票登記冊、第二種工作票登記冊、電氣設備絕緣電阻登記薄，

　　（6）資產管理范圍內電氣設備倒閘操作票、第一種工作票、第二種工作票、臨時用電票（至少保存最近一年），資產所屬范圍內電氣設備檢修項目、備品備件和改造項目計劃（至少保存最近一年）。

　　3.電氣技術管理具有的資料

　　3.1電氣設備維護檢修規程；

　　3.2受托管理范圍內電氣設備清冊以及分類匯總表（計算機建檔管理）；

　　3.3受托管理范圍內主要電氣設備技術檔案，一般電氣設備登記卡片；

　　3.4受托管理范圍內電氣系統一次圖、配電設備二次原理圖、電纜及架空線路走向圖；

　　3.5受托管理范圍內電氣系統繼電保護配置圖、繼電保護裝置動作記錄、繼電保護定值臺帳、繼電保護年度檢修計劃；

　　3.6受托管理范圍內電氣運行規程、試驗規程、特殊設備檢修規程、事故處理規程；

　　3.7受托管理范圍內6kV電動機和100kW及以上的低壓電動機技術檔案，100kW以下的`低壓電動機登記卡片；

　　3.8受托管理范圍內電氣設備運行記錄，電氣設備檢修記錄，電氣設備試驗記錄，電氣設備缺陷記錄，電氣設備故障及處理記錄，電氣設備事故記錄，第一種工作票登記冊，第二種工作票登記冊，電動機潤滑記錄，電氣設備絕緣電阻登記薄；

　　3.9受托管理范圍內電氣設備倒閘操作票、第一種工作票、第二種工作票、臨時用電票（至少保存最近一年）；

　　3.10受托管理范圍內電氣設備檢修項目、備品備件和改造項目計劃（至少保存最近一年）。

　　4.儀表技術管理具有的資料

　　4.1儀表維護檢修規程；

　　4.2受托管理范圍內儀表自動化設備清冊以及分類匯總表（計算機建檔管理）；

　　4.3受托管理范圍內儀表自動化設備“八項技術基礎資料”；

　　4.4受托管理范圍內A、B級儀表聯鎖明細表；

　　4.5受托管理范圍內關鍵特護機組的儀表臺帳；

　　4.6受托管理范圍內可燃氣體報警儀技術檔案；

　　4.7受托管理范圍內儀表非計劃停車管理臺帳；受托管理范圍內各種票據（至少保存最近一年）；

　　4.8受托管理范圍內儀表自動化設備檢修項目、備品備件和改造項目計劃（至少保存最近一年）。

檔案管理制度4

　　為加強大學生心理咨詢檔案的管理與使用，進一步促進心理咨詢的規范化、科學化、制度化，特制定如下檔案管理規定：

　　1、歸檔范圍

　　凡屬心理健康教育中心與心理咨詢室的.各種門類載體的資料（學生心理檔案、心理測試量表、心理測試結果、心理咨詢記錄、團體輔導文件和其他相關文字資料、錄像、縮微膠卷和磁帶等）都由心理健康教育中心統一管理。

　　2、歸檔要求

　　心理檔案應由專人管理。管理人員要認真負責，嚴格遵守學生心理檔案管理的各項規定，保證及時歸檔整理和正常使用。嚴禁擅自攜帶心理檔案外出，心理檔案一般不得外借或復制，確因工作需要借出的，應履行有關手續。查閱、使用學生心理檔案，必須嚴格登記，按時歸還。非專業人員查閱心理咨詢有關結果時，須由咨詢工作人員指導。

　　3、歸檔時間

　　學生心理咨詢相關記錄表在每學期咨詢結束至該學期結束時間段內，將應歸檔的文字材料整理編號經心理健康教育中心主任審定后，以時間段為單位（一個學年為一個時間段）統一放入檔案資料柜。各項管理工作中形成的文件，應在每學期結束前將應歸檔的文件歸檔存放。聲像文件材料應在各項活動后，整理好隨時歸檔，每學期結束前將各類聲像文件材料刻錄備份，編號統一放入檔案資料柜。學生心理檔案應按規定年限完好保存。

　　4、檔案存放管理制度

　　檔案分類存入檔案柜；放置檔案柜室內嚴禁吸煙和堆放雜物；檔案柜、箱須放置防蟲劑；室內須保持清潔衛生，并配有遮陽設施。

　　5、保密制度

　　學生心理咨詢內容屬于最高級（道德級）保密，應嚴格遵守黨和國家有關保密工作的法律、法規、制度。非檔案管理人員，不得隨便提取檔案資料。知曉檔案內容者，必須嚴格保密，不向他人談論被咨詢人有關情況，如因泄露而產生不良后果的，責任自負。

　　6、學生心理測驗報告書等僅供咨詢工作人員參考，不作診斷證明。

檔案管理制度5

　　為標準學校的檔案治理和有效地使用檔案，特制定本檔案治理制度：

　　1、辦公室在學年之后裝訂好文件、通知檔案；年度考核之后的資料存檔；其它資料的存檔。

　　2、教育處每期工作規劃和總結存檔；“六仔細”檢查資料的歸檔；普九資料的歸檔；教研活動資料的歸檔；其它有關資料的歸檔；

　　3、德育處每期的紀律衛生檢查資料歸檔；班級評比、評優選好的資料歸檔；德育活動歸檔；班主任工作筆記、規劃的歸檔；其它相關資料的歸檔。

　　4、后勤處相關資料按時分類存檔。

　　5、團總支每期的活動資料歸檔；組織學生社會實踐活動的'資料歸檔；組織建立歸檔；其它相關資料的歸檔。

　　6、每部門的檔案應做到條理清楚、分類明確、裝訂標準。

　　7、各類通知、文件應先送到辦公室，然后分發到各部門。

　　8、部門的各種資料聘準時歸類裝訂存檔。

檔案管理制度6

　　為加強精神文明建設規范化、經常化、制度化、標準化管理，不斷提升精神文明建設的質量和水平，根據上級有關精神文明建設的規定，特制訂精神文明建設檔案管理規定。

　　一、立卷歸檔內容：

　　(一)總結歸劃類(文明建設班子重視程度)

　　1、班子研究精神文明建設(兩次以上)工作會議記錄；

　　2、精神文明建設組織機構設置情況；

　　3、各項工作計劃、意見等；

　　4、各項工作半年、年終總結；

　　5、精神文明建設信息簡報；

　　(二)創建活動類

　　6、思想道德教育計劃、教材、考核記錄；

　　7、科普、計劃生育、衛生健康、法制教育等資料；

　　8、知識競賽、演講比賽等活動資料；

　　9、文明家庭、文明樓院評選資料；

　　10、開展文藝活動資料；

　　11、開展體育活動資料；

　　12、開展扶貧、幫困、送溫暖、獻愛心等社會實踐活動資料；

　　13、支持社會公益事業、積極參加文明城市建設的資料；

　　14、樹立先進典型資料；

　　(三)管理類(規章制度)

　　15、制訂的各項制度、規范等；

　　16、落實各項制度、規范資料；

　　(四)榮譽類

　　17、取得各項榮譽的.有關資料(文件、證書)；

　　二、立卷歸檔要求

　　按照“誰承辦誰負責”的原則，收集精神文明建設檔案資料，街道各部門（單位）于每月的月底前將收集到的資料經驗收合格后交文明辦；資料收集要及時、全面、完整、有序。文明辦對收集到的精神文明建設資料，按有關要求進行分類整理，于下月月底前完成上月的精神文明檔案立卷歸檔工作；對精神文明建設檔案要妥善保管，確保檔案的安全、完整、實用。

檔案管理制度7

　　為規范餐飲服務食品安全檢查管理，保障公眾餐飲安全，根據《食品安全法》、《食品安全法實施條例》和《餐飲服務食品安全監督管理辦法》等法律、法規、規章，制定本管理制度。

　　1、餐飲服務單位應當依照法律、法規和食品安全標準從事餐飲服務經營活動，對社會和公眾負責，采取有效管理措施，保證餐飲服務食品安全，接受社會監督，承擔社會責任，按照餐飲服務許可范圍依法經營，并在就餐場所醒目位置懸掛《餐飲服務許可證》。

　　2、建立健全本單位食品安全管理制度，并裝裱上墻張貼在相應功能區；制訂本單位食品安全管理檔案；建立本單位食品安全管理組織機構，配備專職或兼職經過培訓合格的食品安全管理，對食品生產經營全過程實施內部檢查并記錄，落實責任到個人，積極預防和控制食品安全事件，嚴格落實監督部門的監督意見和整改要求。

　　3、食品安全管理員需嚴格按照職責要求，組織貫徹落實管理人員和從業人員食品安全知識培訓、員工健康管理、索證索票、餐具清洗消毒、綜合檢查、設備管理等各項食品安全制度。

　　4、制訂定期或不定期食品安全檢查計劃，采用全面檢查、抽查與自查形式相結合，實行層層監管，主要檢查各項制度的貫徹落實情況。

　　5、食品安全管理員每天在加工操作時段至少進行一次食品安全檢查，檢查各崗位是否有違反制度的情況，發現問題及時告知改進，并做好食品安全檢查記錄備查。

　　6、各崗位負責人、主管人員要服從食品安全管理員指導，每天開展崗位或部門自查，指導、督促、檢查員工違反制度要求操作的.行為。

　　7、食品安全管理組織及食品安全管理員每周1-2次對各餐飲部位進行全面檢查，同時檢查各部門的自查記錄，對發現問題及時整改，并提出限期改進意見，做好檢查記錄。

　　8、檢查中發現同一類問題兩次指出未改進的，按本單位有關規定處理。

　　9、各種檢查結果記錄歸檔備查。

檔案管理制度8

　　一、編寫規章制度的目的：

　　本制度的制定旨在規范公司檔案管理制度，保護公司檔案資料的完整性、秘密性和安全性，規范公司檔案管理工作的各項制度，確保檔案的管理工作符合國家法律法規及公司內部規定，提高公司工作效率和服務質量。

　　二、范圍：

　　本制度適用于公司全體員工、包括管理人員、技術人員、文員、實習生等。

　　三、制度制定程序：

　　1、相關人員調查研究和起草制度草案；

　　2.制度草案內部審閱、修改、完善；

　　3制度草案討論及制度頒布。

　　四、制度名稱：

　　《公司檔案管理制度》

　　五、制度范圍：

　　本制度適用于公司及其分支機構、辦事處，適用于公司所有檔案，包括紙質檔案和電子檔案。

　　六、制度目的：

　　為保護公司的檔案資料安全和機密性，規范管理公司的檔案工作，確保公司的檔案工作符合國家法律法規及公司內部規定。

　　七、制度內容：

　　1.檔案的管理：

　　（1）公司檔案的.分類、整理、歸檔和借閱等管理工作；

　　（2）對公司檔案的密級及保密等級確定；

　　（3）資料的歸檔、銷毀、轉移等管理工作。 2.檔案的保護：

　　（1）建立檔案保護制度，對檔案資料進行備份和防護，防止丟失和泄露；

　　（2）對于檔案資料的電子存儲，要求采取措施保護其機密性和安全性。

　　3.檔案使用：

　　（1）制定檔案調閱申請制度，通過填寫申請書、經過審核后方可進行檔案調閱；

　　（2）為了保證檔案的機密性和安全性，未經批準，不得隨意進行調閱；

　　（3）對于調閱的檔案資料，要簽署保密協議并登記備案。

　　4.檔案的檔案編纂：

　　（1）檔案編纂要客觀、真實、準確的記錄公司的發展歷程和經營情況；

　　（2）對于檔案資料的編纂，要審慎地進行審核和修訂，確保其真實性和完整性。

　　5.檔案的借閱：

　　（1）檔案借閱要求提前三個工作日通過申請機構申請，并經過領導審批后進行借閱，并及時歸還。對于特殊情況的請求，員工需提前向領導申請，經批準后方可進行調閱。

　　（2）檔案借閱時，需要填寫借閱單，并登記借閱日期、借閱人、借閱目的等信息。

　　（3）借閱期限以一個月為限，逾期不歸還的，將責令其歸還，并根據相關規定予以相應處罰。

　　八、責任主體：

　　1.公司領導是指定制度執行的主要責任人；

　　2.部門負責人是公司檔案管理責任實施的具體責任人； 3.部門員工是公司檔案管理執行者。九、執行程序：

　　1.公司領導應當對檔案管理工作負總責，并指定專人負責檔案管理；

　　2.各部門應當配備相應的檔案管理人員，并建立檔案管理制度和檔案管理流程；

　　3.公司內部要定期對檔案管理工作進行抽查，對違反檔案管理制度的行為給予相應的處罰。

　　十、責任追究：

　　對于違反本制度規定的人員，將按公司內部規定和國家法律法規進行相應的處理。

　　以上就是公司檔案管理制度的制定規范，公司將嚴格按照制度執行，確保檔案工作的安全性和順利完善的開展。

檔案管理制度9

　　為加強事業單位登記檔案管理工作，促進檔案管理的規范化和標準化，根據《中華人民共和國檔案法》和《事業單位登記管理暫行條例》的有關規定，特制定本制度：

　　1、檔案室實行專人、專柜、專室、集中統一管理，切實做好防火、防盜、防蛀、防鼠咬、防爛、防潮、防塵、防光工作。

　　2、事業單位登記管理人員在檔案的'收集、整理、保管、統計、利用及信息開發與管理，應建立檔案數據庫，做到帳目與實物相符。

　　3、檔案載體與書寫材料應符合耐久性要求和有關技術標準，嚴禁使用純藍墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆書寫材料、數據填寫一律用阿拉伯數字書寫，字跡工整，不得潦草。

　　4、事業單位登記管理的設立(備案)、變更、注銷(備案)登記、年檢等文件材料應收集及時、整理、歸檔，不得遺漏、丟失。

　　5、按照檔案管理規范化要求，資料存放整齊、編排有序、內容數據填寫準確規范。

　　6、檔案區分全宗，按類別一一登記，分類整理成相對獨立的保管單位，嚴禁將兩個或兩個以上單位的登記管理檔案的文件材料合并為一盒。

　　7、外來人員查閱檔案應嚴格執行《保密法》和有關保密規定，并履行登記手續，嚴禁對檔案勾劃、涂改、標記號、折疊、抽取、污損、添加內容等。

　　8、檔案因管理不善造成檔案損壞和遺失的，按有關規定，追究當事人責任。

檔案管理制度10

　　1、外購配件入庫前，應由配件檢驗人員進行質量檢驗，并填寫配件入庫檢驗單，并經檢驗人員簽名。

　　2、入庫配件主要檢驗出廠合格證、質量保證書、外觀包裝和數量，禁止“三無”配件入庫。

　　3、不符合質量要求的配件，應由原采購人員負責退貨。

　　4、配件檢驗人員應及時向廠（公司）領導匯報供貨質量，以便調整供貨渠道。

　　5、外協加工件裝車前，必須由專職人員進行檢驗，對不符合技術標準的不得裝車，并由相關人員責成加工單位返工。

　　6、外購基礎件、外協加工件的'檢驗資料應歸入車輛維修檔案。

檔案管理制度11

　　1、發文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用

　　(1)函:與不相隸屬機關或本系統單位之間互相商洽和聯系工作,詢問和答復問題等用'函'。

　　(2)通告:在工作中可能出現或已經出現了問題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。

　　(3)通知:是'發現行政法規和規章,轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文批轉所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執行事項時所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。

　　(4)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,提出建議,答復上級機關的詢問等用'報告'。

　　(5)請示:請求上級機關對某項重要工作作出指示,答復和批準事項時用'請示'。

　　2、如何收集物業管理的重要文件、法規及信息

　　(1)可從上級公司傳閱的文件、資料中收集;

　　(2)從政府相關部門下發的文件資料中整理收集;

　　(3)從物業管理協會會刊中收集;

　　(4)征訂有關物業管理的專業信息、刊物及法規匯編等資料;

　　(5)經常了解物業管理專業書籍的出版情況;

　　(6)保持與物業管理各政府業務主管部門的聯系,從中獲得物業管理的有關文件法規;

　　(7)可從報刊、雜志等資料中收集。

　　3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么

　　(1)嚴格檔案材料的收、發制度和借閱制度;

　　(2)及時做好催還、清退工作,檔案材料不得個人保管;

　　(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;

　　(4)檔案工作應統一領導,分級管理。公司辦公室負責公司的'主體檔案,對各職能部門的檔案管理工作進行指導和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;

　　(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;

　　(6)必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔;

　　a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應根據自己的工作性質和涉及范圍確定分類方法。

　　b、檔案分類項目一旦確定,要執行到底,不因易人而變更。

　　c、正式歸檔材料一般指已經處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料,可根據材料與類目的密切程度進行歸類。

　　(7)檔案材料的卷宗的處理:

　　a、對無主題的材料應擬定確切的標題;

　　b、所有歸檔材料均須編號,并按序號進行先后排列;

　　c、填寫材料目錄表,其主要內容有:順序號、發文部門、標題、文號和日期;

　　(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

　　(9)檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點保存,并按類上架進柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發生,要經常對檔案材料進行檢查。

　　4、物業管理應保存的基本材料有哪些

　　物業管理公司應保存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結、報告;規章制度;調查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業管理委托合同;物業管理各項分承包合同、協議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術圖紙、工程檔案;客戶/業主檔案;固定資產清單;財務憑證、帳冊、報表;財產和物資單據;各類經營證明、證件等。

檔案管理制度12

　　為確保重大活動中形成的檔案的齊全完整，結合本鎮實際，特制定本制度。

一、登記范圍：

　　凡在上級機關主要領導視察、檢查、指導本鎮工作活動，本機關舉辦的重大的活動，新聞媒體有關本鎮的重要報道，涉及本鎮的重大災情和事故，以及其它重要事件中形成的各種紙質的、音像的、電子的文件和實物，均屬重大活動檔案收集登記歸檔范圍。

　　二、實施登記：

　　負責重大活動檔案登記工作的人員應當做好收集登記和日常管理工作，對《重大活動登記簿》中活動發生的時間、地點、人員、內容等項目全面準確地進行登記，并設置卷夾，將收到的文件分類臨時存放，方便日常利用。

　　三、及時歸檔：

　　檔案室應對重大活動檔案的形成過程進行業務監督和指導;重大活動結束后1個月內，確定人員將本次活動形成的全部文件按相關標準整理歸檔，由檔案室對檔案實行集中統一管理，其他個人不得據為己有。

　　資料收集制度

　　一、凡檔案室收藏的、為本鎮各方面工作參考的需要而收集或編寫的公開或內部出版物和檔案復制品。

　　二、收集范圍

　　(一)反映本鎮不同歷史時期的各種史料、刊物、志書、大事記、年鑒、歷史沿革、機構沿革。

　　(二)與本鎮各項工作有直接或間接關系的政策法令法規匯編以及其他文件匯編，各類統計資料，內部通訊、簡報。

　　(三)系統反映本鎮活動而編輯的剪報資料。

　　(四)字典、百科全書、專業辭典、手冊等工具書。

　　(五)有選擇地收藏一部分革命領袖著作以及其他圖書。

　　三、收集方法

　　檔案工作人員應掌握本鎮編印發行資料的信息，及時將資料收進檔案室;根據利用工作反饋的信息收集或向領導建議訂購相關資料。

　　四、資料的整理

　　檔案室收集來的資料，應根據《中國圖書資料分類法》，結合運用作者(出版者)、內容、時間、載體形式等特征進行分類、排列、整理和編制目錄、索引。

　　五、資料的管理

　　(一)資料由檔案人員負責管理。

　　(二)凡借閱資料，應當辦理登記手續。

　　(三)借閱者應愛護各類資料，并按期歸還。如丟失、損壞，應照價1—5倍予以賠償。

　　電子文件歸檔與管理制度

　　一、歸檔電子文件應與其他門類和載體的檔案實行集中統一管理。電子文件歸檔管理應明確專人負責，具體承辦電子文件歸檔工作，檔案室對其實施全過程管理。

　　二、本鎮主要活動中產生的電子文件，具有重要憑證性、依據性和參考利用價值，應進行歸檔。重點收集定稿電子文件和正式電子文件。此外還包括數據文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、計算機程序、多媒體文件等。

　　三、電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔，并以物理歸檔為主。

　　四、實施邏輯歸檔時，具體經辦人完成電子文件歸檔操作;檔案人員參與設備更新時的數據轉換工作并做更新記錄，會同計算機系統管理人員設定查詢歸檔電子文件的權限;網絡管理人員應把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計算機服務器上，并采取可靠的備份措施;檔案人員、網絡管理人員要及時清理計算機或網絡上重復的電子文件。

　　五、實施物理歸檔時，歸檔電子文件存儲的載體應注明是否經過檢毒和消毒處理，有隱患的數據文件不得歸檔;電子文件按保管期限—年度(或保管期限—年度—機構)分類;歸檔電子文件經分類排列后，應著錄標引，并編制機讀目錄和檔號。

　　六、各電子文件的形成科室應定期對歸檔范圍的電子文件制作脫機備份。歸檔電子文件一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。需永久、長期保存的電子文件，應制作紙質版本并歸檔;轉換成紙質版本的'，應及時歸入相應門類的紙質檔案中進行管理。

　　七、歸檔電子文件應直立存放于防磁柜中，溫度控制在17℃—20℃，相對濕度控制在35%—45%，距離強磁物10米以上。

　　八、歸檔電子文件，每年抽檢一次，發現問題要及時采用復制的方式補救，但原載體保留時間不少于四年。對歸檔的電子文件的復制采用只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤等，禁用軟磁盤。

　　九、檔案室配備與業務部門相互兼容的計算機軟、硬件系統，保證歸檔電子文件的有效識讀，封存的歸檔電子文件不得利用和外借。

　　十、銷毀歸檔電子文件，需經本鎮領導批準，有關業務科室和檔案室審核，編制銷毀清冊，并確保載體與信息徹底銷毀。

　　檔案保密制度

　　一、檔案工作人員和利用人員要嚴格遵守《保密法》和《中華人民共和國檔案法》的有關規定，增強保密意識，嚴守保密紀律，確保檔案安全。

　　二、檔案、資料的查(借)閱和摘抄、復印，要嚴格按照《檔案利用制度》進行。

　　三、檔案人員不得擅自將檔案、資料外借或帶出檔案室，更不能擅自幫助別人復制、摘抄檔案，堅決杜絕失泄密現象。

　　四、利用檔案人員必須遵守保密制度，不得擅自進入檔案庫房，不得翻閱與所需無關的檔案內容，不得泄露檔案內容。

　　五、堅持檔案保密檢查，發現不安全因素應及時處理，若發現遺失、失泄密事件，應及時采取補救措施，認真追查責任，嚴肅處理。

檔案管理制度13

　　學校檔案資料時學校各項工作的記錄和反映，是學校工作的重要組成部分，所以對學校檔案要嚴格管理。根據上級主管部門要求及學校實際制定本制度：

　　1、對學校召開的安全工作會議，安全排查結果及整改結果等做好記錄及時存檔。

　　2、對學校有關安全檔案資料要分類存放，規范管理。

　　3、對學校有關安全的檔案資料要及時存檔，并作好記錄，以備日后查閱。

　　4、檔案資料的.借用需經有關領導批準方可借予他人。

　　5、對檔案的使用、借用要做好記錄，并作到及時收回存檔，以防丟失。

　　6、經常檢查檔案資料，注意通風、防潮、防蛀、防火。

檔案管理制度14

　　職責部門

　　1、院辦（人事行政部）負責院級文件檔案的管理工作。

　　2、部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦（人事行政部）負責人。

　　3、院辦（人事行政部）負責指導與監督各部門檔案管理的實施情況。

　　4、部門（科室）負責人負責審批本部門（科室）普通文檔的借閱申請，其它文檔的借閱申請由總經理（院長）或指定負責人審批。

　　5、機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經理（院長）或指定負責人審批。

　　檔案收集、歸檔

　　1、凡醫院繕印發出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統一歸檔管理，發文復印件按規定由收文部門各自歸檔。

　　2、各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統一整理、歸檔。

　　3、一項工作分別由幾個部門（科室）參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門（科室）負責收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。

　　4、部門（科室）組織召開的'工作會議紀要與有關材料由本部門（科室）收集、歸檔。

　　5、醫院召開的工作會議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔，并由會議組織部門（科室）指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續。

　　6、醫院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的，應及時交院辦（人事行政部）歸檔。

　　檔案立卷

　　1、檔案管理員應使用檔案盒（或文件夾）根據文件類型將檔案分別立卷，統一存放至檔案柜中。

　　2、檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。

　　3、案卷類目編制原則：含醫院全稱和經辦部門全稱，按上（醫院全稱）、下（經辦部門全稱）排版；根據文字量，也可以按左（醫院全稱）、右（經辦部門全稱）排版。

　　4、案卷類目名稱需根據5.3款標準，采用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側距頂部3厘米處。

　　5、歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度，對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全后再行立卷歸檔。

　　6、歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。

　　7、部門（科室）經辦的文件原則上應于收、發文后一個月內完成歸檔；醫院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。

　　檔案目錄編制

　　1、檔案文件編號原則：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2,其中A1A2為醫院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫院簡稱對照表》），A3A4為兩位數年份號，B1B2為部門（科室）代字（大類）號，C1C2為文件類型（小類）號，D1D2為兩位數檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現代女子醫院的行政部為經辦部門，歸檔文件類型為20xx年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號為：JX06—XZTZ—07。

　　2、檔案管理員應在檔案盒（或文件夾）首頁位置設立《檔案目錄》（附件10.1）。

　　3、所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號，并按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。

　　4、《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、經辦人、歸檔編號、備注等項目。

　　檔案保管權限、期限與類型

　　1檔案保管權限

　　1.1財務部檔案由財務部保存；

　　1.2人事部檔案由人事部保存；

　　1.3醫院證、章、信由總經理（院長）指定負責人保存；

　　1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）保存。

　　2檔案保管期限

　　2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。

　　2.2醫院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。

　　2.3政府職能部門授予、發放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。

　　2.4本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。

　　2.5普通文檔保管期限為3年至5年。2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。3文檔的保存形式：

　　3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。

　　3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設定，并須將該文件路徑及密碼報院辦（人事行政部）備存，并保證其真實性。3.3機密文檔以書面或實物形式保存。4檔案類型

　　4.1行政檔案，包括：營業執照正、副本，復印件；法定代表人身份證（護照）（復印件）；對內、對外收、發的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文；各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料；各部門（含財務、醫務科室）現行的各項規章制度、規定、流程等；院級會議的會議紀要、決議；醫院年度（季、月、周）工作計劃匯總表；《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案；購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證（復印件）等車輛管理檔案；對外簽訂的各類購買（租賃、服務）性質的合同文件；其它應歸檔保管的文件、資料。

　　4.2人事檔案，包括：全院員工個人信息資料（花名冊）；勞動合同及保密協議；勤打卡數據；工資、社保等薪酬相關資料；招聘表格、人才庫等相關資料；員工績效考核相關資料；其它應歸檔保管的文件、資料。

　　4.3財務會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表；各類會計帳冊及報表；固定資產資料；其它須保存文檔。

　　4.4藥械設備檔案，包括：設備臺帳；設備出廠合格證、使用說明書；設備安裝、調試、驗收報告；設備保修卡、保修協議及維修聯系方式；設備運行維修、保養記錄；設備更新改造記錄；設備管理制度；其它應保存的設備資料。

　　4.5醫療檔案，包括：檔案內容由醫療管理部門提供。

　　檔案查閱與復制

　　1總經理有權查閱醫院所有檔案。

　　2部門（科室）負責人有權查閱本部門（科室）所有檔案。3其他員工因工作需要應經過審批方可借閱有關檔案。

　　4文檔查（借）閱應在檔案保管部門（科室）進行登記，機密文檔及權限外查借（閱）須辦理審批手續。

　　5查（借）閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由院辦（人事行政部）負責人審批，并進行相關登記。

　　6查（借）閱或復制財務檔案、人事檔案須由總經理審批。

　　檔案的銷毀

　　1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單，由院辦（人事行政部）負責人審核無誤后報總經理審批。